कज़ान राज्य विश्वविद्यालय

प्रबंधन विभाग

विषय पर कोर्सवर्क

"समय प्रबंधन। सिर के काम के घंटे

समूह 1412 . के एक छात्र द्वारा बनाया गया

बोरोहोविच सिकंदर

अलेक्जेंड्रोविच

प्रमुख - अवदोनिना सोफिया

गेनाडीवना

कज़ान

2004

I. प्रस्तावना ............................................... ……………………………………… ………………………………………….. .................. 3

द्वितीय. समय प्रबंधन प्रणाली के रूप में समय प्रबंधन …………………………… ... 6

III. समय की कमी के कारण …………………………… ……………………………………… ................... ... 8

1.) कारण जो नेता के अनपढ़ कार्यों का परिणाम हैं .... 8

2.) कारण जो नेता पर निर्भर नहीं करते …………………………… ................................... नौ

3.) नेता के व्यक्तित्व से सीधे तौर पर जुड़े कारण.............11

चतुर्थ। समय प्रबंधन के बुनियादी तरीके …………………………… ........................................................ 12

1.) एक अस्थायी संसाधन के उपयोग का विश्लेषण …………………………… .......................................12

2.) समय नियोजन …………………………… ………………………………………….. .........................................................13

3.) गतिविधियाँ जो समय के तर्कसंगत उपयोग में मदद करती हैं ………………………… 16

4.) पूरे संगठन में समय प्रबंधन ......................................... …………………………… 23

वी प्रैक्टिकल पार्ट …………………………… ………………………………………….. ........................... 25

vi. निष्कर्ष................................................. ……………………………………….. …………………………… 33

vii. संदर्भ की सूची ............................................... ………………………………………….. ...... 34

I. प्रस्तावना

सर्वविदित सत्य - "समय धन है" अपना अर्थ बदलने लगा है। ब्रांडिंग के सर्वश्रेष्ठ विश्लेषकों और चिकित्सकों में से एक, मार्क गोबे के अनुसार, "समय पैसे से अधिक मूल्यवान हो जाता है।" और उससे असहमत होना मुश्किल है।

कई प्रसिद्ध विशेषज्ञ, विशेष रूप से, मास्को वाले, इस सत्य की पुष्टि करते हुए कहते हैं कि समय एक ऐसा विशिष्ट संसाधन है कि एक संगठन में अचल संपत्ति, श्रम, कच्चे माल के साथ एक ही स्थान पर है, लेकिन इसकी एक विशेष विशिष्ट संपत्ति है : यह अपरिवर्तनीय है। अर्थात्, यदि उपकरण खरीदे जा सकते हैं, कच्चा माल और सामग्री भी दुर्लभ सामान नहीं हैं जिन्हें लंबे समय तक खोजने की आवश्यकता है, तो खोया हुआ समय वापस नहीं किया जा सकता है, इस समय छूटे अवसरों को वापस करना असंभव है, असंभव है मामलों को हल करें यदि वे जिन स्थितियों में हल किए गए हैं वे बदल गए हैं। साथ ही समय की विशिष्टता भी इसी में निहित है। कि प्रत्येक व्यक्ति इसके साथ समान रूप से संपन्न होता है, अर्थात्, दिन में 1440 मिनट या 86400 सेकंड - न अधिक और न कम।

एक समय में, नीत्शे ने कहा था कि "एक व्यक्ति जो खुद पर व्यक्तिगत रूप से एक दिन में 16 घंटे से ज्यादा खर्च नहीं कर सकता, उसे गुलाम कहा जाना चाहिए।"

आधुनिक नेताओं के अधिकांश आधुनिक नेताओं के काम के घंटे सीमा तक भरे हुए हैं, कार्य दिवस मानकीकृत नहीं है, और फिर भी दी गई समय सीमा तक सभी निर्धारित कार्यों को पूरा करना अक्सर संभव नहीं होता है। साथ ही, समस्याओं के हिमस्खलन के सामने असहायता की भावना बढ़ रही है जिसके लिए तत्काल आपके हस्तक्षेप की आवश्यकता होती है और यह महसूस होता है कि समय की कमी, जैसे हवा की कमी, इस तथ्य की ओर ले जाती है कि समस्याएं बस एक व्यक्ति को कुचल देती हैं। यह सब एक तनावपूर्ण स्थिति की ओर ले जाता है, जो स्थिति को और बढ़ा देता है।

आधुनिक समाज में यह स्थिति न केवल नेताओं के बीच व्यापक है। निश्चित रूप से, प्रत्येक व्यक्ति कई मामलों को याद कर सकता है जब उसे एक दिन में बहुत सारी समस्याओं का समाधान करना था, कई स्थानों पर जाना था, जबकि वह यह तय नहीं कर सका कि किस क्रम में यह सब करना सबसे अच्छा होगा और यह महसूस करना कि तुरंत असंभव था और समय वितरण की समस्या को जल्दी से हल करें, कि इस वजह से आप समय पर नहीं हो सकते हैं या कुछ महत्वपूर्ण याद नहीं कर सकते हैं, यह बहुत निराशाजनक है, आपको परेशान करता है, आपका मूड खराब करता है, जो अंततः आपकी भलाई, प्रदर्शन को नकारात्मक रूप से प्रभावित करता है और कम करता है संभावना है कि दिन के लिए नियोजित सब कुछ साकार होगा। निश्चित रूप से, लगभग हर व्यक्ति बहुत सी चीजों को याद कर सकता है जिसे उसने "बाद के लिए" बंद कर दिया था, लेकिन वास्तव में "बैक बर्नर पर", जो करने की आवश्यकता प्रतीत होती है, लेकिन वे सभी "अपने हाथों तक नहीं पहुंचते" .

ऐसे में एकमात्र समाधान केवल उन विशेष तकनीकों और विधियों का उपयोग हो सकता है जिनमें समय प्रबंधन का सामान्य नाम हो। शब्द "समय प्रबंधन" का ही अनुवाद किया गया है अंग्रेजी में"समय प्रबंधन" के रूप में, लेकिन यह ध्यान दिया जाना चाहिए कि समय का प्रबंधन नहीं किया जा सकता है। वास्तव में, प्रत्येक व्यक्ति के पास कड़ाई से परिभाषित समय होता है, और सभी लोगों के लिए यह समान होता है। किसी तरह इसकी मात्रा या इसके प्रवाह की गति को प्रभावित करना असंभव है। "समय प्रबंधन" अनिवार्य रूप से स्वयं का प्रबंधन, एक संगठन, समस्याओं के समाधान में तेजी लाने के लिए लोगों, गतिविधियों के कार्यान्वयन, कार्य के प्रदर्शन, कार्यों के लिए एक बड़ा नाम है। यह समय के सबसे तर्कसंगत उपयोग का प्रबंधन है।

नेताओं और किसी भी व्यक्ति दोनों के लिए यह समस्या बहुत व्यावहारिक महत्व की है।

अपना काम लिखना शुरू करते हुए, मैंने अपने समय के संसाधन को तर्कसंगत रूप से उपयोग करने और बचाने के लिए और इस संसाधन की अनुत्पादक लागत को कम करने के लिए एक विधि की पहचान करने के लिए सभी प्रकार के अवसरों को प्रकट करने का लक्ष्य निर्धारित किया। कार्यान्वयन प्रक्रिया को खोजने के लिए मुख्य कार्य होंगे विभिन्न चरणसमय प्रबंधन तकनीक, समय की कमी के विभिन्न कारणों की पहचान करना और एक विशिष्ट उदाहरण का उपयोग करते हुए, समय प्रबंधन प्रणाली को लागू करने के लिए कार्यों का प्रदर्शन करना।

द्वितीय. समय प्रबंधन प्रणाली के रूप में समय प्रबंधन

समय प्रबंधन प्रणाली के रूप में समय प्रबंधन में कई तत्व शामिल होते हैं, जो एक साथ उपयोग किए जाने पर, विभिन्न उत्पादन प्रक्रियाओं के कार्यान्वयन के लिए आवश्यक समय में महत्वपूर्ण कमी प्रदान करते हैं। इन तत्वों में कार्य समय के उपयोग का विश्लेषण, लक्ष्य निर्धारित करना जो प्रबंधक समय प्रबंधन का उपयोग करने के दौरान प्राप्त करना चाहता है, कार्य समय की योजना बनाना, कारणों से निपटने के विभिन्न तरीकों को विकसित करना शामिल है। तर्कसंगत उपयोगअस्थायी संसाधन। हालांकि, समय प्रबंधन की इतनी सामंजस्यपूर्ण प्रणाली के बावजूद, इसे एक स्वयंसिद्ध के रूप में नहीं लिया जाना चाहिए, क्योंकि प्रत्येक व्यक्ति एकमात्र ऐसा है जो समय के तर्कसंगत उपयोग की समस्या को सबसे अच्छे तरीके से हल कर सकता है और इसलिए सबसे प्रभावी है व्यक्तिगत समय प्रबंधन, जो प्रत्येक व्यक्तिगत मामले में व्यक्तिगत होता है। हालाँकि, सामान्य स्थिति में, समय प्रबंधन के उपरोक्त तत्वों को लागू किया जा सकता है।

विश्लेषण एक ऐसी प्रक्रिया है जो आपको कार्य समय के तर्कहीन उपयोग, उसके कारणों की पहचान करने और उन सभी मुख्य कारणों से अलग करने की अनुमति देती है जिनका समय के उपयोग पर सबसे अधिक प्रतिकूल प्रभाव पड़ता है।

समय प्रबंधन में लक्ष्य निर्धारण एक आवश्यक चरण है, जिसके दौरान इस प्रश्न का उत्तर देना आवश्यक है कि किसी विशेष व्यक्ति या किसी विशेष उद्यम के लिए समय प्रबंधन की आवश्यकता क्यों है। लक्ष्य निर्धारण आपको आगे नेविगेट करने में मदद करता है कि किस समय प्रबंधन विधियों का उपयोग किया जाना चाहिए और क्या नहीं।

नियोजन एक ऐसी प्रक्रिया है जिसमें उन कार्यों की एक सूची तैयार की जाती है जिन्हें एक निश्चित अवधि में पूरा करने की आवश्यकता होती है। कार्य समय नियोजन में कुछ विशिष्ट विशेषताएं हैं।

समय की हानि के कारणों का मुकाबला करने के तरीकों के विकास से पता चलता है कि प्रारंभिक विश्लेषण के दौरान इन कारणों की पहचान की गई थी और उन्हें समाप्त करना आवश्यक है। विशिष्ट कारणों के लिए, उनसे निपटने के कई विशिष्ट तरीके हैं, हालांकि, यह याद रखना चाहिए कि प्रत्येक विशिष्ट मामला व्यक्तिगत और आवश्यक है व्यक्तिगत दृष्टिकोणहर मामले में हर कारण से।

समय प्रबंधन एक समग्र संरचना है और इसे छोड़कर नहीं लागू किया जाना चाहिएइसके तत्वों में से कोई भी नहीं। समय प्रबंधन का उपयोग यह मानता है कि व्यक्ति इसके उपयोग में रचनात्मक होगा।

III. समय की कमी के कारण

कई अलग-अलग कारक हैं जो समय बर्बाद कर सकते हैं। इनमें से कुछ कारक प्रबंधक के अनपढ़ कार्यों का परिणाम हैं, कुछ स्वतंत्र रूप से होते हैं, और कुछ सीधे प्रबंधक के व्यक्तित्व से संबंधित होते हैं, लेकिन प्रबंधक उनमें से अधिकांश को प्रभावित करने या कम से कम समय के नुकसान को कम करने की क्षमता रखता है। इन कारकों का प्रभाव। आइए कारकों के इन समूहों पर विचार करें।

1.) वे कारण जो नेता के अनपढ़ कार्यों का परिणाम हैं

पहले समूह में वे कारक शामिल हैं जो नेता के अनपढ़ कार्यों का परिणाम हैं। इनमें अनियोजित कार्य, संगठन में खराब संगठित सूचना विनिमय, उनके महत्व की डिग्री के अनुसार काम के स्पष्ट वितरण की कमी, अधीनस्थों द्वारा अच्छी तरह से किए जा सकने वाले कार्यों का प्रदर्शन और कमजोर श्रम प्रेरणा शामिल हैं। प्रबंधक इन कारकों की पहचान कर सकता है और उन्हें किसी तरह खत्म करने का प्रयास कर सकता है।

आइए इन कारकों पर विचार करें।

1) अनिर्धारित कार्य। यह न केवल जीवन के एक तरीके का परिणाम है
नेता, लेकिन यह भी संगठन की समग्र जीवन शैली। अनिर्धारित कार्य विभिन्न प्रकार के "स्पष्टीकरणों" के लिए निरंतर विराम की ओर जाता है, विभिन्न विभागों, प्रभागों और व्यक्तिगत कर्मचारियों के आगे के काम के लिए आवश्यक स्पष्टीकरण। साथ ही, न केवल सूचना के लिए आवेदन करने वालों का ध्यान भंग होता है, बल्कि उनका भी होता है जिनके पास सूचना के लिए वे जाते हैं।

2) संगठन में खराब संगठित सूचना विनिमय। सूचना प्रसारित करते समय, कोई भी व्यक्ति हमेशा यह सुनिश्चित करता है कि उसका प्राप्तकर्ता पूरी तरह से जागरूक है और इसका अर्थ समझता है, लेकिन हमेशा ऐसा नहीं होता है। हर किसी की धारणा की अपनी सीमा होती है, जो प्राप्त जानकारी को विकृत कर सकती है। सभी आधुनिक प्रबंधकों ने अपने और अपने कर्मचारियों के लिए इस समस्या का समाधान नहीं किया है और अपनी फर्मों में सूचना प्राप्त करने और प्रसारित करने के लिए एक एकीकृत प्रणाली की शुरुआत की है। कई संगठनों में, विभागों के बीच सूचनाओं का आदान-प्रदान टूटे हुए फोन के रूप में होता है, अक्सर अनौपचारिक संचार की प्रक्रिया में। इसके अलावा, सूचना हस्तांतरण मानकों की कमी का एक उदाहरण फोन पर ग्राहक को संगठन के स्थान की व्याख्या करने के लिए एकल मानक की कमी है - "हर कोई बताता है कि वे कैसे कर सकते हैं"।

नमस्कार! आज हम समय प्रबंधन या प्रभावी समय प्रबंधन के बारे में बात करेंगे और इस सवाल का जवाब देंगे कि सब कुछ कैसे करें!

व्यक्ति समाज का अंग है। हम में से प्रत्येक के अपने, सहकर्मियों और रिश्तेदारों के प्रति कुछ जिम्मेदारियां होती हैं। कभी-कभी ऐसा लगता है कि जीवन समान दिनों का बहुरूपदर्शक है, जिसमें बड़ी संख्या में कार्य होते हैं जिन्हें हल करने के लिए हमेशा पर्याप्त समय नहीं होता है। यदि आप पहिया में गिलहरी के साथ खुद को जोड़ते हैं, तो आपको यह जानने में दिलचस्पी होगी कि समय को प्रभावी ढंग से प्रबंधित किया जा सकता है।

समय प्रबंधन या समय प्रबंधन क्या है

अमीर और सफल लोगों को देखें। वे एक बड़े व्यवसाय के मालिक हैं, बड़ी संख्या में लोगों का प्रबंधन करते हैं और अवकाश और परिवार के लिए समय निकालते हैं। "सफल लोग सब कुछ कैसे कर लेते हैं?" आप पूछना। हां, सभी क्योंकि वे समय प्रबंधन की मूल बातें जानते हैं और उनके मालिक हैं।

समय प्रबंधन आपके समय संसाधनों को तर्कसंगत रूप से आवंटित करने की क्षमता है। अंग्रेजी से अनुवादित का अर्थ है "समय प्रबंधन"। बेशक, लोग जादूगर नहीं हैं और यह नहीं जानते कि समय को कैसे वापस किया जाए, या इसे कैसे रोका जाए। लेकिन हम सभी कार्यों को पूरा करने के लिए समय निकालने के लिए हर मिनट को सही ढंग से वितरित करना सीख सकते हैं।
सफल समय प्रबंधकों के आदर्श वाक्य को "अधिक करो, कम काम करो" की अभिव्यक्ति माना जा सकता है।

समय प्रबंधन से किसे लाभ हो सकता है

लोगों की अलग-अलग जरूरतें और अलग-अलग जिम्मेदारियां होती हैं। ऐसा मत सोचो कि खाली समय की कमी की समस्या केवल प्रबंधकों और धनी लोगों के लिए एक समस्या है। दरअसल, एक निश्चित अवधि में ज्यादा से ज्यादा चीजें करना सीखना बचपन से ही शुरू हो जाता है।

आइए कम से कम बच्चे की दिनचर्या को याद रखें। निश्चित रूप से कई घरों में "पाठ कार्यक्रम और दैनिक दिनचर्या" एक पोस्टर लटका हुआ था। उसके लिए धन्यवाद, बच्चे दैनिक दिनचर्या का पालन करते हैं और अनुशासित होते हैं।

यदि आप प्रश्न पूछ रहे हैं: "एक बच्चे के साथ एक महिला के लिए घर के आसपास सब कुछ कैसे काम करें और प्रबंधित करें", "कैसे सब कुछ तेजी से करना सीखें और थकें नहीं", तो ये प्रश्न आपके लिए प्रासंगिक हैं, खासकर यदि तुम एक युवा माँ हो। कुछ निष्पक्ष सेक्स तीन बच्चों पर नज़र रखने का प्रबंधन करते हैं, अपना और अपने पति का ख्याल रखते हैं, और कुछ एक बच्चे के साथ भी सामना नहीं कर सकते हैं।

इसलिए, यह मत सोचो कि समय प्रबंधन एक बेकार विज्ञान है जो जीवन में आपके लिए उपयोगी होने की संभावना नहीं है। वास्तव में, यदि आप अपने समय को नियंत्रित करना सीख जाते हैं, तो आप जीवन के सभी क्षेत्रों में सुख और सद्भाव पाएंगे।

समय प्रबंधन का इतिहास

प्राचीन काल से, लोगों ने अपने संसाधनों को यथासंभव कुशलतापूर्वक वितरित करने का प्रयास किया है। श्रम संसाधन, तो भी में प्राचीन रोमदार्शनिक सेनेका ने खर्च किए गए समय को लाभ और बेकार के साथ खर्च करने के लिए वितरित करना शुरू कर दिया। यदि किसी प्रसिद्ध विचारक ने कुछ उपयोगी किया, तो ऐसे समय को अच्छा, बेकार - बुरा माना जाता था।

बाद में, सेनेका ने लिखना शुरू किया कि उसने क्या और कब किया। उसके बाद, मैंने बिताए समय का विश्लेषण किया और इसकी प्रभावशीलता का मूल्यांकन किया। हम कह सकते हैं कि वह एक प्रभावी समय प्रबंधन प्रणाली के निर्माण में लगे हुए थे।
5वीं शताब्दी में, प्रसिद्ध इतालवी विद्वान अल्बर्टी ने तर्क दिया कि जो लोग अपने समय को उपयोगी तरीके से प्रबंधित करना जानते हैं वे हमेशा सफल होंगे।

पहले से ही सदी में, श्रम का एक संस्थान बनाया गया था, जहाँ कई प्रसिद्ध हस्तियों ने काम किया था। उदाहरण के लिए, जीवविज्ञानी हुस्यशचेव ए.ए. समय पद्धति का आविष्कार किया। यह अभी भी बड़ी संख्या में उद्यमों में सफलतापूर्वक उपयोग किया जाता है, विश्लेषण काम का समयहर विशेषज्ञ।

टाइमकीपिंग आपको यह विश्लेषण करने की अनुमति देता है कि किसी व्यक्ति को किसी विशिष्ट कार्य को पूरा करने के लिए कितना समय चाहिए।

समय प्रबंधन के मुख्य घटक

इससे पहले कि आप समय प्रबंधन के बुनियादी नियमों को सीखना शुरू करें, आपको यह जानना होगा कि इसमें कौन से भाग शामिल हैं। यही है, क्या करने की आवश्यकता होगी, और धन्यवाद जिससे आप सीखेंगे कि अपना समय कैसे आवंटित किया जाए:

• सभी समय का सख्त लेखा;
• कार्य समय संसाधनों का अनुकूलन;
• आपके दिन की दैनिक योजना;
• लगातार प्रेरणा।

आपको न केवल काम के घंटों के दौरान, बल्कि आराम की अवधि के दौरान भी अपने समय का प्रबंधन करने की आवश्यकता है। यह आपको अपनी ताकत को बेहतर ढंग से बहाल करने में मदद करेगा, साथ ही आपको खुश, आत्मनिर्भर और सफल महसूस कराएगा।

हमारे देश के हर नागरिक ने यह तक नहीं सुना होगा कि कोई अपने समय का कुशलता से प्रबंधन कर सकता है। तदनुसार, कई लोग समय प्रबंधन तकनीक के अस्तित्व पर संदेह भी नहीं करते हैं। लेकिन अगर कोई व्यक्ति अभी भी इस कला के बारे में न्यूनतम जानकारी में दिलचस्पी रखता है और सतही रूप से परिचित है, तो वह तुरंत कई आशंकाओं का बंधक बन जाता है।
समय प्रबंधन से जुड़े सबसे लोकप्रिय डर पर विचार करें।

1. समय को कोई नियंत्रित नहीं कर सकता, इसलिए जीवन चलता गया है और हमेशा की तरह चलता रहेगा।यह एक झूठा कथन है, क्योंकि आप स्वयं अपने भाग्य के स्वामी हैं। यह केवल आप पर निर्भर करता है कि काम कितनी जल्दी होगा और दोस्तों के साथ आराम और संचार के लिए कितना समय बचेगा। अच्छी आदतों में महारत हासिल करने से जो समय बचाने में मदद करती हैं, आप समय के नियंत्रण में नहीं होंगे, बल्कि अपने जीवन पर होंगे;
2. समय प्रबंधन के कारण आपको अधिक मेहनत करनी पड़ेगी।कुछ लोगों को सच में इस बात का डर सताता है कि अगर उनके पास खाली समय होगा तो उन्हें और अनियोजित काम करने पड़ेंगे। वास्तव में, समय प्रबंधन आपको सभी प्रक्रियाओं को अनुकूलित करने की अनुमति देता है, और आपके पास अनियोजित कार्य करने के लिए समय होने की संभावना नहीं है;
3. समय प्रबंधन के नियमों का पालन करते हुए आप रोबोट बन सकते हैं।बहुत से लोग सोचते हैं कि यदि आप अपने जीवन की पूरी योजना बनाते हैं, तो आप सभी मानवीय सुखों को खो सकते हैं। वास्तव में, समय प्रबंधन में समय नहीं लगता है, बल्कि एक या दो घंटे अतिरिक्त खोजने में मदद मिलती है जिसे आप स्वयं पर खर्च कर सकते हैं।

समय प्रबंधन के सिद्धांत या सब कुछ कैसे करें

अपने समय का प्रबंधन करने की कला- यह एक जटिल विज्ञान है, जिसके अध्ययन में एक वर्ष से अधिक समय लग सकता है। लेकिन हमने समय प्रबंधन के बुनियादी सिद्धांतों को उजागर करने की कोशिश की जो प्रत्येक व्यक्ति के दिन को ठीक से व्यवस्थित करने में मदद करेगा।

अपने हर दिन की योजना बनाएं

हर दिन बिस्तर पर जाने से पहले, अगले दिन के लिए एक लिखित योजना बनाने के लिए कुछ मिनट अलग रखने की कोशिश करें। आप इसे कागज के एक टुकड़े पर या एक प्रदर्शन बोर्ड पर कर सकते हैं। अपने समय के हर मिनट को लिखें, आराम और अप्रत्याशित घटना को न भूलें। इन विशेष बिंदुओं के लिए पर्याप्त समय देना न भूलें, क्योंकि कोई भी अप्रत्याशित कठिनाइयों से सुरक्षित नहीं है।

अपनी योजना हमेशा अपने साथ रखें (यदि यह एक नोटबुक या डायरी में लिखी गई है), समय-समय पर इसे देखें और जांचें कि आप आवंटित समय में फिट हैं या नहीं। पूर्ण की गई वस्तुओं को काट दें या मिटा दें। तो किए गए कार्यों से आपको आत्मसंतुष्टि का अनुभव होगा।

एक लक्ष्य निर्धारित करें

प्रत्येक व्यक्ति का एक सपना होता है जो एक विशिष्ट लक्ष्य में बदल जाता है। जो लोग खुद को कुछ लक्ष्य निर्धारित करते हैं और जानते हैं कि वे किस लिए काम कर रहे हैं, वे जो चाहते हैं उसे हासिल करना आसान होता है।

उदाहरण के लिए, यदि आप एक साधारण औसत कार्यालय कर्मचारी हैं, लेकिन अपने आप को एक नेता होने का लक्ष्य निर्धारित करते हैं, तो आपको उचित शिक्षा प्राप्त करने, अपने वरिष्ठों के सामने खुद को साबित करने और अपना काम अच्छी तरह से करने की आवश्यकता है। ऐसे में आपके पास करियर की सीढ़ी चढ़ने का सुनहरा मौका है। शायद भविष्य में आप. और आदर्श रूप से, अपने संगठन में कॉर्पोरेट समय प्रबंधन के लिए एक मानक पेश करें। मुख्य बात यह है कि वास्तव में इसे चाहते हैं और आलस्य से नहीं बैठना है।

यह सीखना महत्वपूर्ण है कि लक्ष्यों को सही तरीके से कैसे निर्धारित किया जाए।सबसे पहले, इस बारे में सोचें कि आप वास्तव में क्या चाहते हैं। आपका लक्ष्य विशिष्ट, प्राप्त करने योग्य, प्रासंगिक, मापने योग्य और समयबद्ध होना चाहिए। यह सपना देखने की जरूरत नहीं है कि बाहरी इलाके में रहकर और एक छोटी सी फैक्ट्री में काम करके आप एक दो साल में राष्ट्रपति बन सकते हैं। यथार्थवादी लक्ष्य निर्धारित करें और अपने पोषित सपने पर जाएं।

अपनी कार्य योजना के लिए प्रतिबद्ध होना सीखें

आप पहले से ही योजना बनाने के महत्व के बारे में जानते हैं, अब आइए देखें कि अपने मामलों की उचित योजना कैसे बनाएं।

गैंट चार्ट इसमें हमारी मदद करेगा। यह, पहली नज़र में, एक कठिन तरीका है जिसे हर कोई संभाल नहीं सकता है। लेकिन वास्तव में, सब कुछ काफी सरल है। आइए देखें कि यह विधि एक उदाहरण के साथ कैसे काम करती है।

आपको एक घर बनाने की जरूरत है। आप निर्माण के सभी चरणों (डिजाइन, नींव रखना, जमीन, परिष्करण कार्य इत्यादि) निर्धारित करते हैं। उसके बाद, डेटा को एक तालिका में दर्ज करें और उनके कार्यान्वयन के समय और अनुक्रम को इंगित करें। कुछ छोटी प्रक्रियाएं, जिनके कार्यान्वयन से कार्य की गुणवत्ता प्रभावित नहीं होती है, को जोड़ा जा सकता है, जिससे उन्हें पूरा करने में लगने वाला समय कम हो जाता है।

इस तरह के एक आरेख को तैयार करने से आप प्रदर्शन किए गए कार्य के पैमाने को स्पष्ट रूप से समझा सकते हैं, ताकि श्रमिकों को प्रक्रिया में तेजी से शामिल किया जा सके।

प्राथमिकता

लक्ष्य को प्राप्त करने के लिए प्रत्येक व्यक्ति को कई कार्य करने होते हैं। बदलती डिग्रियांगुरुत्वाकर्षण। इसलिए, आपको यह सीखने की जरूरत है कि सबसे महत्वपूर्ण प्रक्रियाओं को कैसे प्राथमिकता दी जाए और कैसे उजागर किया जाए।

अपने दिन की ठीक से योजना बनाने के लिए, आप एक साधारण सिद्धांत का उपयोग कर सकते हैं। इसे "एबीवीजीडी" विधि कहा जाता है।
इसका सार इस प्रकार है। आप सबसे महत्वपूर्ण चीजों से शुरू करते हुए दिन के लिए एक योजना बनाते हैं। अर्थात्, "ए" अक्षर से हमारा तात्पर्य सबसे महत्वपूर्ण प्रक्रिया के निष्पादन से है, "बी" से - कम महत्वपूर्ण, "सी" - बहुत महत्वपूर्ण नहीं, आदि।

सबसे जटिल और महत्वपूर्ण कार्यों को सुबह, या आपके लिए सबसे अधिक उत्पादक अवधि में निर्धारित किया जाना चाहिए। तथ्य यह है कि यदि सबसे कठिन कार्य तुरंत पूरा नहीं किया जाता है और लगातार बाद तक स्थगित कर दिया जाता है, तो अधूरा कर्तव्य की भावना भावनात्मक रूप से आप पर दबाव डालेगी। सक्रिय समय प्रबंधन के क्षेत्र में एक प्रसिद्ध विशेषज्ञ बी। ट्रेसी ऐसे मुद्दों के समाधान के लिए कठिन और स्पष्ट तरीके से संपर्क करने की सलाह देते हैं। वह "ईट ए फ्रॉग ब्रेकफास्ट" समय प्रबंधन पद्धति के लेखक हैं, जिसका बड़ी संख्या में लोगों द्वारा सफलतापूर्वक उपयोग किया जाता है।

इसका सार इस प्रकार है। आप सबसे भारी और सबसे अधिक समय लेने वाले कार्य ("मेंढक") पहले करते हैं। यह आवश्यक है ताकि आपके पास सभी नियोजित चीजों को करने के लिए समय हो, और आपकी भावनात्मक पृष्ठभूमि, पूरे दिन सामान्य बनी रहे।

मेंढक विधि की तार्किक निरंतरता पारेतो सिद्धांत या नियम है। यह कहता है कि हमारे द्वारा किए गए सभी प्रयासों का 20% 80% का परिणाम देता है, और शेष 80% प्रयास केवल 20% प्रभावी होते हैं।

इसलिए सभी का मुख्य कार्य सबसे प्रभावी 20% की पहचान करना और उनके कार्यान्वयन पर ध्यान केंद्रित करना है।
एक और तरीका है जो प्राथमिकता देने में मदद करता है। इसे आइजनहावर मैट्रिक्स कहा जाता है। प्रसिद्ध सफल राजनीतिक हस्तीव्यावहारिकता के लिए प्रसिद्ध है। वह अपने सभी मामलों को 4 श्रेणियों में विभाजित करता है:

• अत्यावश्यक और महत्वपूर्ण. ये चीजें पहले करनी चाहिए। इनकी महत्ता के कारण इन्हें दूसरों के हवाले नहीं करना चाहिए। यदि आप ऐसे कार्यों को पूरा करने में देरी करते हैं, तो यह भविष्य में नकारात्मक परिणामों से भरा हो सकता है;
• महत्वपूर्ण लेकिन जरूरी नहीं. इस बिंदु पर ध्यान दें। यह इस श्रेणी के कार्यों से है कि योजना बनाई जा सकती है। लेकिन आपको उनके कार्यान्वयन को लंबे समय तक स्थगित नहीं करना चाहिए, क्योंकि ये चीजें एक जरूरी और महत्वपूर्ण बिंदु में बदल सकती हैं;
• अत्यावश्यक लेकिन बहुत महत्वपूर्ण नहीं. ऐसे मामलों में मूल रूप से बहुत समय लगता है, इसलिए उन्हें प्रत्यायोजित किया जा सकता है, अर्थात किसी को प्रत्यायोजित किया जा सकता है;
• महत्वहीन और गैर-जरूरी. बेहतर होगा कि उन्हें सूची से पूरी तरह से हटा दिया जाए ताकि आपका समय बर्बाद न हो।
  कोशिश करें और आप इन तरीकों का इस्तेमाल करें, और कुछ ही दिनों में आप समझ जाएंगे कि वे कितने प्रभावी हैं।

जरूरी चीजों पर ध्यान दें और प्रतिनिधि बनाना सीखें

प्रत्येक व्यक्ति के पास दिन में करने के लिए बड़ी संख्या में कार्य होते हैं। उनमें से कुछ में आपको कई मिनट लग सकते हैं, और कुछ को कई घंटे लग सकते हैं। सभी कठिन और महत्वपूर्ण चीजों को अपने दम पर लेने की कोशिश करें, और कम महत्वपूर्ण चीजों को दूसरे लोगों को सौंपें।

उदाहरण के लिए, यदि माँ के अलावा परिवार में कोई नहीं जानता कि बोर्स्ट कैसे पकाना है, और रात के खाने के अलावा, आपको धूल पोंछने और खिलौनों को दूर करने की आवश्यकता है, तो बच्चों या पिताजी को सफाई सौंपना तर्कसंगत होगा , जबकि माँ रात का खाना बनाएगी। इस स्थिति में, सभी को खिलाया जाता है, और अपार्टमेंट को साफ किया जाता है।

या एक और उदाहरण, यदि आप प्रतिदिन कई हजार रूबल कमाते हैं और आपका नल टपक रहा है, तो एक प्लंबर को मरम्मत का काम सौंपना और उसे दो सौ का भुगतान करना आसान है, जबकि आप इस दौरान कई गुना अधिक कमाएंगे।
प्रतिनिधिमंडल के सिद्धांतों में महारत हासिल करें, यानी अपनी कुछ जिम्मेदारियों को दूसरों पर स्थानांतरित करने से न डरें।

जीवित अवधि का विश्लेषण करें और अपने व्यक्तिगत समय प्रबंधन नियम बनाएं

समय-समय पर पीछे मुड़कर देखें और जीवित अवधि का विश्लेषण करने का प्रयास करें। इस बात पर ध्यान दें कि आपने अपना समय कितना तर्कसंगत रूप से बिताया, आप कितनी जल्दी अपने लक्ष्य तक पहुँचे, रास्ते में आपको किन कठिनाइयों का सामना करना पड़ा, आदि।
अपने जीवन का नियमित रूप से विश्लेषण करें और ध्यान दें कि यह कितनी तेजी से आगे बढ़ता है, क्या आप अपने कार्यों से पूरी तरह संतुष्ट हैं।
समय प्रबंधन के मूल सिद्धांतों के आधार पर, अपने स्वयं के नियम बनाएं जो आपके समय संसाधनों को अनुकूलित करने और खुश और सफल महसूस करने में आपकी सहायता करें।

आराम करना न भूलें

मुख्य कार्यों में से एक के रूप में अपनी छुट्टी की योजना बनाएं। यह इस बात पर निर्भर करता है कि आपने अपनी ताकत को कितनी अच्छी तरह से बहाल किया है कि प्रदर्शन किए गए कार्य की गुणवत्ता और गति निर्भर करती है। नींद की उपेक्षा न करें। एक वयस्क की नींद दिन में कम से कम 8 घंटे होनी चाहिए। अन्यथा, आपको अवसाद और ताकत की हानि की गारंटी है, और ये उत्पादक कार्य के मुख्य दुश्मन हैं।

दोस्तों और परिवार के संपर्क में रहना न भूलें। अपने शौक और जुनून को मत छोड़ो। एक सुखद शगल एक व्यक्ति को आराम करने और उसके जीवन को उज्जवल बनाने में मदद करता है।

अपने अगले दिन की योजना बनाएं

बिस्तर पर जाकर, उन कार्यों की रूपरेखा तैयार करें जिन्हें आप कल पूरा करना चाहते हैं। सभी बिंदुओं को लिखना बेहतर है ताकि कुछ भी छूट न जाए, क्योंकि एक व्यक्ति रोबोट नहीं है और वह कुछ छोटी चीजों को भूल जाता है।

शाम को योजना बनाना सबसे अच्छा है। यानी आप आज रात अगले के बारे में सोच रहे हैं। यह आपको अस्थायी संसाधनों को महत्वपूर्ण रूप से अनुकूलित करने की अनुमति देता है, दूसरे शब्दों में, आप अपना समय सही ढंग से आवंटित करते हैं।

आखिरी दिन

हर दिन ऐसे जीने की कोशिश करें जैसे यह आपका आखिरी दिन हो। महत्वपूर्ण चीजों को टालें नहीं। ऐसे मामले जिनके लिए हमेशा पर्याप्त समय नहीं होता है, कभी-कभी योजनाओं में रह जाते हैं, यानी अवास्तविक। इसलिए हर दिन अपना सर्वश्रेष्ठ करें। इसके लिए धन्यवाद, आप बहुत सारे नियमित और निर्बाध काम जमा नहीं करेंगे।

फ़िल्टर जानकारी

इंटरनेट पर या मुद्रित प्रकाशनों में कुछ जानकारी का अध्ययन करते समय, लेख के मुख्य पहलुओं को उजागर करने का प्रयास करें और उन पर अपनी नज़रें "चलाएं"। बहुत बार, प्रदान की गई जानकारी विभिन्न विज्ञापनों, या लेखकों के तर्क, यानी "पानी" की अधिकता से भरी होती है। "थ्रू द लाइन" पढ़ना सीखें, इससे आपका काफी समय बचेगा।

समय खाने वाले

आधुनिक लोग सामाजिक नेटवर्क में बिल्कुल अनावश्यक जानकारी देखने में बहुत समय व्यतीत करते हैं। नेटवर्क और अन्य इंटरनेट संसाधन, साथ ही बेकार फोन कॉल।

लेकिन समय एक ऐसा संसाधन है जिसकी भरपाई नहीं की जा सकती। यह समझने के लिए कि यह आपके लिए कितना महंगा है, गणना करें कि आप लगभग प्रति घंटे कितना कमाते हैं। अब सोचिए कि आप कितना समय और पैसा बर्बाद कर रहे हैं। यहां तक ​​कि अगर आप इन सब को मौद्रिक समकक्ष में अनुवाद नहीं करते हैं, तो सोचें कि फोन पर खाली बकवास के बजाय, आप एक बच्चे को एक किताब पढ़ सकते हैं, या उसके साथ खेल सकते हैं। और यह बहुत अधिक उपयोगी है और अधिक संतुष्टि लाएगा।

बेशक, अपने आप को सभी से अलग करना और दोस्तों के साथ संचार काट देना भी कोई विकल्प नहीं है। लेकिन वास्तव में अनावश्यक लोगों के साथ संचार को कम करने का प्रयास करें। उन्हें "नहीं" कहना सीखें।

अपनी आदतों का विश्लेषण करें और अपने "समय खाने वालों" की पहचान करें। धीरे-धीरे इनसे छुटकारा पाएं, सीखें।

एक काम करने पर एकाग्रता

एक ही समय में कई कार्य न करने का प्रयास करें।इस प्रकार तू अपनी शक्ति को तितर-बितर कर देगा, और तेरा ध्यान तितर-बितर हो जाएगा। प्रत्येक प्रक्रिया को पूरा करने में आपको अधिक समय लगेगा। एक चीज़ लें और उसे पूरी तरह से पूरा करें, फिर अगले पर जाएँ।

इतिहास कुछ ऐसे लोगों को जानता है जो एक ही समय में कई काम कर सकते थे (उदाहरण के लिए, जूलियस सीज़र), लेकिन वे नियम के अपवाद मात्र हैं।

लेकिन ऐसी प्रक्रियाएं हैं जिन्हें जोड़ा जा सकता है और किया जाना चाहिए। उदाहरण के लिए, में ड्राइविंग सार्वजनिक परिवाहनज्यादातर लोगों के लिए लंबा समय लगता है। इस समय क्यों न खुद को शिक्षित करें। आखिरकार, आप एक ऑडियोबुक सुन सकते हैं, या एक दिलचस्प पत्रिका पढ़ सकते हैं।

विशेषज्ञ सलाह देते हैं कि सब कुछ हड़प न लें। प्रत्येक कार्य को उच्च गुणवत्ता के साथ करते हुए धीरे-धीरे और आत्मविश्वास से लक्ष्य की ओर बढ़ना बेहतर है।

अपनी जैविक घड़ी सीखें

जीवन की गति हर व्यक्ति के लिए अलग होती है। कुछ के लिए, गतिविधि का चरम सुबह के घंटों में पड़ता है, जबकि कोई दोपहर के भोजन तक सोता है, और शाम को काम करना शुरू कर देता है। केवल आप ही जानते हैं कि आपके पास ताकत का उदय और उच्चतम प्रदर्शन कब है। यह इस अवधि के दौरान है कि आप पूर्व-नियोजित कार्यों की अधिकतम मात्रा को पूरा करने का प्रयास करते हैं। उसी समय करें।

अपने कार्यक्षेत्र को व्यवस्थित करें

सभी सफल लोगों के पास अपने कार्यस्थल में सही क्रम होता है। यह नियमित डेस्कटॉप और पीसी डेस्कटॉप दोनों पर लागू होता है। क्या आपने कभी गौर किया है कि आप किसी दस्तावेज़ की तलाश में कितना समय व्यतीत करते हैं? वैज्ञानिकों ने गणना की है कि जिन लोगों के कार्यस्थल में गड़बड़ी होती है, वे अपना 30% समय खोजने में व्यतीत करते हैं आवश्यक दस्तावेज़, उपकरण, आदि
चीजों को व्यवस्थित करें, अनावश्यक कागजों का निपटान करें, कचरे से छुटकारा पाएं। इसके लिए धन्यवाद, आप सहज महसूस करेंगे, और प्रदर्शन में वृद्धि होगी।

अलग कार्यस्थल

अगर आप घर पर काम करते हैं और सोचते हैं कि पूरा घर एक कार्यस्थल है, तो आप बहुत गलत हैं। जब आप काम कर रहे होते हैं तो बहुत सी छोटी-छोटी बातों से आपका ध्यान भटक सकता है। अपने कोने को सुसज्जित करने का प्रयास करें जहां कार्य प्रक्रिया के लिए आवश्यक आपकी सभी चीजें संग्रहीत की जाएंगी।

उदाहरण के लिए, यदि आप घर पर सिलाई कर रहे हैं, तो आपको पूरे अपार्टमेंट में सिलाई की आपूर्ति नहीं बिखेरनी चाहिए। सही चीज़ ढूँढ़ने में बहुत समय लगेगा। अपने कार्यस्थल की व्यवस्था करने के बाद, आप अपने आप को अतिरिक्त सफाई और निरंतर खोजों से बचा लेंगे।

समय प्रबंधन या समय प्रबंधन के बारे में पुस्तकें

यदि आप अपने जीवन को बदलने के लिए गंभीर हैं और समय प्रबंधन के बारे में अधिक जानना चाहते हैं, तो आपको निम्नलिखित पुस्तकों को पढ़ने से लाभ होगा। वे इस क्षेत्र के जाने-माने विशेषज्ञों की कृतियाँ हैं और बहुत लोकप्रिय हैं:

1. एवगेनी पोपोव द्वारा "मास्टर ऑफ टाइम"।
2. निकोले मरोचकोवस्की और एलेक्सी टोल्काचेव द्वारा "एक्सट्रीम टाइम मैनेजमेंट"।
3. कैसे काम पूरा करें, या डेविड एलन द्वारा तनाव मुक्त उत्पादकता की कला।
4. ग्लीब अर्खांगेल्स्की द्वारा टाइम ड्राइव।
5. प्रभावी समय प्रबंधन, व्यंग्य से बाहर निकलें, मेंढक खाओ, अपना समय प्रबंधित करो ब्रायन ट्रेसी द्वारा।
6. मैथ्यू एडलंग द्वारा टाइम इज मनी।
7. "समय प्रबंधन। जूलिया मॉर्गनस्टर्न द्वारा अपने समय और अपने जीवन की योजना बनाने और प्रबंधन करने की कला।
8. स्टीव प्रेंटिस द्वारा "एकीकृत समय प्रबंधन"।
9. डॉन एस्लेट और कैरल कार्टैनो द्वारा हाउ टू लिव एंड वर्क इन टाइम।
10. लोथर सेवर्ट द्वारा "आपका समय आपके हाथों में है"।
11. डैन कैनेडी द्वारा कठिन समय प्रबंधन।
12. एलन लैकेन द्वारा "द आर्ट ऑफ़ कीपिंग अप"।
13. "पूर्ण आदेश। रेजिना लीड्स द्वारा काम पर, घर पर और आपके दिमाग में अराजकता से निपटने के लिए एक साप्ताहिक योजना।
14. "काम कम करो, ज्यादा करो। कैरी ग्लीसन द्वारा व्यक्तिगत प्रभावशीलता कार्यक्रम।

निष्कर्ष

अगर आपको ऐसा लगता है कि आप समय प्रबंधन युक्तियों का उपयोग करके अपने दिन को व्यवस्थित नहीं कर पाएंगे, तो आप बहुत गलत हैं। बेशक, किसी भी उपक्रम के लिए अनुशासन और आत्म-नियंत्रण की आवश्यकता होती है, लेकिन आप इस प्रक्रिया में जल्दी से "शामिल हो जाएंगे" और इसका आनंद लेना शुरू कर देंगे।

मुख्य बात यह नहीं है कि आपने जो शुरू किया है उसे छोड़ना नहीं है। 30 - 40 दिनों के लिए बाहर रखने की कोशिश करें, जिसके बाद दिन की योजना बन जाएगी अच्छी आदतजिसके बिना आप बस नहीं रह सकते।

अपने समय का सही प्रबंधन करना सीखें। तब आपके पास न केवल काम करने का समय होगा, बल्कि आराम करने, प्रियजनों के साथ संवाद करने और दोस्तों के साथ मस्ती करने का भी समय होगा।

समय प्रबंधन की परिभाषा

समय प्रबंधनएक विज्ञान है जिसका मुख्य कार्य श्रम उत्पादकता में वृद्धि करना और समय की प्रति इकाई अधिक परिणाम उत्पन्न करना है।

विज्ञान अपेक्षाकृत नया है, यह 10-15 वर्ष से अधिक पुराना नहीं है।

टाइम मैनेजमेंट की सबसे ज्यादा जरूरत किसे है?

हमने उन वाक्यांशों की एक सूची तैयार की है जो अक्सर काम करते समय बोले जाते हैं। अपने आप का परीक्षण करें। क्या आपने पिछले 2 हफ्तों में अपने होठों से कम से कम एक वाक्यांश सुना है?

ये वाक्यांश हैं:

1. मैं सब व्यवसाय कर रहा हूँ
2. मुझे यह कब करना चाहिए?
3. मैं इसे बंद कर दूंगा, अब समय नहीं है
4. क्षमा करें, मैं रोबोट नहीं हूं और मैं दिन में 20 घंटे काम नहीं कर सकता
5. कमाया और भूल गया

क्या आपने खुद को पहचाना? तब यह तकनीक आपके काम आएगी।

कार्यप्रणाली की नींव

वास्तव में, तकनीक बहुत सरल है। इसे समझने के लिए, आपको केवल क्रियाओं की मूल योजना का अध्ययन करने की आवश्यकता है। आपको कुछ भी भारी और कठिन करने की आवश्यकता नहीं है।

जो तुम्हे चाहिए वो है:

1. चीजों को प्रमुख और मामूली में क्रमबद्ध करें। गैर-प्रमुख चीजों को अलग रखा जाना चाहिए और उनसे निपटा नहीं जाना चाहिए।
2. कैलेंडर में मुख्य कार्यों को दिन के अनुसार वितरित करें
3. कार्यों के साथ आरंभ करें
4. पूरा होने के बाद डीब्रीफिंग का संचालन करें (जिसमें एक लंबा समय लगा, जहां अड़चनें थीं, किन नुकसानों का पूर्वाभास नहीं किया जा सकता था)

चरण 1: करने के लिए सबसे महत्वपूर्ण चीजें ढूँढना

हम समझते हैं कि आपके मन में अक्सर यह विचार आता है: "मैं यह काम कैसे नहीं कर सकता, मुझे वास्तव में इसकी आवश्यकता है।" वास्तव में, अपने आप को दूर करना और सभी कार्यों को एक साथ नहीं लेना बहुत कठिन है। वास्तव में क्या महत्वपूर्ण था - यह बाद में पता चलता है, जब यह समझ में आता है कि यह कार्य कुछ हफ़्ते के लिए स्थगित किया जा सकता है, हालाँकि यह महत्वपूर्ण लग रहा था।

इसलिए, पहला कार्य- आपको पूरी तरह से वह सब कुछ लिखना होगा जो आपको करना है।

सबसे अधिक बार, रिकॉर्डिंग के लिए कागज की एक शीट को चुना जाता है। हालाँकि, यह बहुत सुविधाजनक तरीका नहीं है, क्योंकि आप जल्दी से लिखने और रिकॉर्ड में बदलाव करने से थक जाते हैं, क्योंकि योजनाएँ बदल जाती हैं।

सब कुछ रिकॉर्ड करने के लिए सर्वश्रेष्ठ अनुसूचक. यह स्वयं के लिए कार्यों की सूची संकलित करने के लिए एक विशेष कार्यक्रम है।

यहां उन मामलों के पहाड़ का एक उदाहरण दिया गया है जिन्हें कार्यक्रम में सिर से उतार दिया जा सकता है:

वास्तव में क्या महत्वपूर्ण है, और क्या प्रतीक्षा कर सकता है? अपने शीर्ष कार्यों को प्राथमिकता देने के लिए, आपको एक सरल समय-प्रबंधन नियम लागू करने की आवश्यकता है: उन कार्यों को करें जो आपके लक्ष्यों में योगदान करते हैं।

लक्ष्य तैयार करेंऔर अब उस टू-डू सूची को देखें जिसे आपने स्केच किया है। जो चीजें हासिल करने में मदद नहीं करती हैं, वे नीचे की ओर चली जाती हैं।

आप महत्वपूर्ण मामलों में रंगीन लेबल संलग्न कर सकते हैं। परिणाम यह चित्र होगा:

महत्वपूर्ण और महत्वहीन में मामलों की इस तरह की मैनुअल छँटाई प्रसिद्ध पारेतो सिद्धांत पर आधारित है। इसका सार यह है कि प्राप्त परिणामों का 80% केवल 20% कार्यों के कार्यान्वयन के कारण होता है। शेष 20% परिणाम 80% कार्यों को पूरा करने से आते हैं।

चरण 2: मामलों के निष्पादन की योजना

आपको प्रत्येक कार्य के लिए एक विशिष्ट नियत तिथि निर्दिष्ट करने की आवश्यकता है। कुछ मामलों के लिए, अतिरिक्त समय निर्धारित करें।

दैनिक कार्यक्रम का उदाहरण:

दो महत्वपूर्ण टिप्स जो काम के घंटों की योजना बनाते समय काम आएंगी:

1. अपनी दैनिक योजना को ओवरलोड न करें। यदि आपको लगता है कि आपके पास सब कुछ पूरा करने का समय नहीं होगा, तो बेहतर होगा कि कार्यों का कुछ भाग अन्य दिनों में वितरित कर दिया जाए
2. कार्यों को सरल और छोटा रखने का प्रयास करें। कई दिनों तक कार्यों से बचें। यदि कार्य लंबा है - इसे छोटे उप-कार्यों में लिखें, और फिर उन्हें कैलेंडर पर रखें

हमेशा ऐसे कार्य होते हैं जो एक विशिष्ट समय से जुड़े होते हैं। यह एक महत्वपूर्ण सम्मेलन कॉल या बैठक हो सकती है।

इस तरह के कार्यों को स्पष्टता के लिए समयरेखा पर आसानी से रखा जाता है।

देखें कि प्रति घंटा शेड्यूल कितना साफ-सुथरा दिखता है:

अपना दिन निर्धारित करने में आपकी मदद करने के लिए सुनहरे नियम:

1. पूरे कार्य दिवस की योजना नेत्रगोलक के लिए न बनाएं। 20% तक खाली समय छोड़ें
2. प्रति घंटा योजना में "ग्रीन ज़ोन" रखें - समय से बंधे मामलों के बीच 10-20 मिनट के लिए खाली समय के क्षेत्र
3. सुबह के लिए सबसे कठिन कार्य (12.00 से पहले) असाइन करें। इस अवधि के दौरान, एक व्यक्ति की अधिकतम उत्पादकता होती है।
4. अपने लिए रिमाइंडर बनाएं ताकि आप कुछ भी महत्वपूर्ण याद न करें
5. यदि कई समान कार्य हैं, तो उन्हें एक पास में पूरा करना बेहतर है।

यहाँ एक अधिसूचना है समय प्रबंधन सॉफ्टवेयरइच्छित कार्य की ओर आपका ध्यान आकर्षित कर सकते हैं। निम्नलिखित रिमाइंडर कंप्यूटर के साथ-साथ स्मार्टफोन पर भी प्रदर्शित होता है:

कार्यक्रम में आगामी सप्ताह की योजना कैसे बनाई जाए, इस पर हमने आपके लिए एक वीडियो समीक्षा तैयार की है।

चरण 3: योजना से कार्यों को पूरा करें

नियोजित कार्य पूरा होने के बाद, इसे "पूर्ण" की स्थिति निर्दिष्ट करना आवश्यक है। कार्यक्रम में, यह 2 क्लिक में किया जाता है:

और सलाह का एक और टुकड़ा। हम समझते हैं कि कभी-कभी आप अधिक काम करने के लिए बिना आराम और छुट्टी के काम करना चाहते हैं। लेकिन फिर भी, अधिक समान रूप से काम करना आवश्यक है ताकि काम और आराम एक दूसरे के सफल हों।

चरण 4: किए गए कार्य और योजना के पूरा होने के प्रतिशत का विश्लेषण करें

प्रत्येक दिन के अंत में किए गए कार्य का विश्लेषण करना आवश्यक है। इससे आपको यह समझने में मदद मिलेगी कि आपने अपना समय कितनी कुशलता से बिताया। शायद ऐसे कार्य हैं जो अधिकांश कामकाजी समय खा चुके हैं। यह पता लगाने में भी मदद मिलती है कि आप योजना को पूरा करने के कितने करीब हैं।

अधूरे कार्यों को एक और दिन के लिए पुनर्निर्धारित किया जाना चाहिए।

कई बार योजनाएं नियत तारीख तक पूरी नहीं हो पाती हैं। हम इस परेशानी के 4 मुख्य कारणों की पहचान करते हैं:

1. किसी कार्य को पूरा करने में लगने वाले समय का गलत अनुमान
2. योजना का लगातार विस्तार (नए जरूरी कार्यों को जोड़ना)
3. काम पर कम उत्पादकता
4. योजना के भीतर खाली, अनिर्धारित समय का अभाव (सभी कार्य एक के बाद एक होते हैं)

समय प्रबंधन प्रणाली क्या हैं?

फिलहाल, कई दर्जन समय प्रबंधन प्रणालियां हैं। दोनों कठोर प्रणालियाँ हैं जो कार्य विश्लेषण की पूरी योजना को नियंत्रित करती हैं, और लचीली प्रणालियाँ जो मामलों के विश्लेषण में सिफारिशों का एक सेट प्रदान करती हैं। लेकिन सभी प्रणालियों में उपरोक्त तंत्र है: मुख्य चीजें चुनें, दिन के हिसाब से बांटें, करें, विश्लेषण करें.

हमने सबसे आम प्रणालियों का चयन किया है।

सिस्टम का नाम	बनाने वाला	विकास की कठिनाई
जीटीडी - काम पूरा करना	डेविड एलेन	मध्यम
एलन लेकिन की प्रणाली	एलन लेकिन	मध्यम
अलेक्जेंडर हुनिशचेव की प्रणाली	एलेक्ज़ेंडर ल्यूबिश्चेव	कम
अंतिम संस्करण / ऑटोफोकस / सुपरफोकस / इसे कल करें	मार्क फोर्स्टर	उच्च
पोमोडोरो तकनीक	फ्रांसेस्को सिरिलो	मध्यम
स्टीफन कोवे प्रणाली	स्टीफन कोवे	मध्यम
ब्रायन ट्रेसी सिस्टम	ब्रायन ट्रेसी	मध्यम
जॉन वॉन एकेन प्रणाली	जॉन वॉन ऐकेनो	मध्यम
जूलिया मॉर्गनस्टर्न प्रणाली	जूलिया मॉर्गनस्टर्न	मध्यम
बेंजामिन फ्रैंकलिन प्रणाली	बेंजामिन फ्रैंकलिन	कम
बोडो शेफर सिस्टम	बोडो शेफ़र	मध्यम
टाइम ड्राइव	ग्लीब अर्खांगेल्स्की	कम
याना फ्रैंक प्रणाली	याना फ्रैंक	कम
टर्बो समय प्रबंधन	एलएलसी आयोजक लीडरटास्क	कम

समय प्रबंधन सॉफ्टवेयर

यथासंभव आसानी से और आसानी से समय का प्रबंधन करने के लिए, हम कंप्यूटर और स्मार्टफोन के लिए विशेष कार्यक्रमों का उपयोग करने की सलाह देते हैं। एप्लिकेशन आपको प्रत्येक दिन के लिए कार्यों की सूची बनाने, एक घंटे के पैमाने को प्रदर्शित करने, परियोजनाओं में अलग-अलग कार्यों को एकत्र करने, और बहुत कुछ करने की अनुमति देते हैं।

लीडरटास्क सबसे प्रसिद्ध और सरल समय प्रबंधन कार्यक्रमों में से एक है।

शेड्यूलिंग प्रोग्राम के तुलनात्मक विश्लेषण से पता चलता है कि लीडरटास्क कार्यक्षमता के मामले में एनालॉग्स से आगे निकल जाता है। आप इसके साथ किसी भी समय प्रबंधन तकनीक का उपयोग कर सकते हैं।

अभिवादन! हर कोई जानता है कि "समय प्रबंधन" शब्द का शाब्दिक अर्थ "समय प्रबंधन" है। लेकिन यह पूरी तरह से सही नहीं है - आखिरकार, एक व्यक्ति अभी भी नहीं जानता कि समय का प्रबंधन कैसे किया जाए। लेकिन हम समय की कमी को ध्यान में रखते हुए अपने मामलों (और न केवल श्रमिकों) को प्रभावी ढंग से प्रबंधित कर सकते हैं!

उत्पादकता वही है जो सफल लोगों को अन्य सभी से अलग करती है। अपने जीवन के दौरान, निकोलस रोरिक ने 7,000 चित्रों और 30 पुस्तकों को चित्रित किया और आधी दुनिया की यात्रा की। और आप अपने अपूरणीय और सबसे मूल्यवान संसाधन को कैसे खर्च करते हैं?

मेरी राय में, समय प्रबंधन तरकीबों और तरकीबों का एक समूह है जो आपके अपने आलस्य को धोखा देना आसान बनाता है। मैं व्यक्तिगत रूप से सिद्ध समय प्रबंधन उपकरण प्रदान करता हूं!

नाम जरूर फनी है, लेकिन तरीका काफी गंभीर है। अधिकतम एकाग्रता के लिए पोमोडोरो टूल की आवश्यकता होती है। मेरी राय में, किसी भी काम को कम समय में पूरा करने के लिए यह सबसे प्रभावी तरीकों में से एक है।

क्या बात है?

• उस कार्य को स्पष्ट रूप से परिभाषित करें जिस पर आप काम करेंगे
• ठीक 25 मिनट के लिए टाइमर (शायद टमाटर के रूप में) सेट करें
• बीप होने तक बिना ध्यान भटकाए काम करें
• 4-5 मिनट का छोटा ब्रेक लें
• अगले 25 मिनट के खंड पर आगे बढ़ें
• हर छठे चरण के बाद 15-20 मिनट का लंबा ब्रेक लें

उपकरण एक कार्य को हल करने के लिए बहुत अच्छा है जिस पर आपको पूरी तरह से ध्यान केंद्रित करने की आवश्यकता है: एक रिपोर्ट लिखें, एक वेबसाइट डिजाइन लेआउट बनाएं, अंग्रेजी से टेक्स्ट का अनुवाद करें।

प्राथमिकता योजना

विधि आइजनहावर मैट्रिक्स पर आधारित है, जिसके बारे में मैं बात कर रहा हूं। यह दो अक्षों के साथ चार वर्गों का चतुर्थांश है। क्षैतिज रूप से, मैट्रिक्स को "तत्काल" और "अत्यावश्यक नहीं" में विभाजित किया गया है, लंबवत - "महत्वपूर्ण" और "महत्वपूर्ण नहीं" में।

प्रत्येक कार्य को दो मानदंडों (तात्कालिकता और महत्व) के आधार पर प्राथमिकता दी जाती है। केवल चार विकल्प हो सकते हैं: ए, बी, सी, डी।

प्राथमिकता नियोजन पद्धति आइजनहावर मैट्रिक्स का उपयोग कैसे करती है?

1. कॉलम ए, बी, सी, डी में वर्तमान कार्यों को लिखें
2. हम कार्य "ए" (यदि कोई हो) करते हैं। अच्छी योजना यह बताती है कि यथासंभव कम "अत्यावश्यक और महत्वपूर्ण" मामले होने चाहिए। श्रेणी "ए" कार्य दिन के दौरान अनायास प्रकट हो सकते हैं! इसलिए, उनके लिए समय पहले से आरक्षित किया जाना चाहिए।
3. "सी" वर्ग से कार्य (तत्काल, लेकिन महत्वपूर्ण नहीं) किसी और को सौंपे जाते हैं। एक उत्कृष्ट उदाहरण: एक कंपनी का प्रमुख अक्सर एक निजी सहायक कार्यों को सौंपता है जैसे "ड्राई क्लीनिंग से कपड़े उठाओ", "एक रेस्तरां में एक टेबल आरक्षित करें" या "हवाई जहाज का टिकट बुक करें"
4. "बी" चतुर्थांश (महत्वपूर्ण, लेकिन जरूरी नहीं) से कार्यों को पूरा करना शुरू करें। ये मुख्य चीजें हैं जिनमें सबसे अधिक समय और मेहनत लगती है।
5. वर्ग "डी" (अत्यावश्यक और महत्वपूर्ण नहीं) से कार्य अन्य सभी के बाद पूरा किया जा सकता है या पूरी तरह से अनदेखा किया जा सकता है। या, चरम मामलों में, पूरे दिन एक छोटे ब्रेक के रूप में उपयोग करें

आल्प्स विधि

कार्य दिवस की योजना बनाने के लिए सबसे सरल और सबसे दृश्य समय प्रबंधन उपकरण में से एक।

• कार्यों की सूची बनाना
• सेटिंग प्राथमिकताओं
• हम प्रत्येक कार्य को पूरा करने के लिए समय और समय की कुल आवश्यकता की गणना करते हैं
• हम पूरे दिन की कुल संख्या को घटाकर 60% कर देते हैं
• हम दूसरों को वह सब कुछ सौंपते हैं जो प्रत्यायोजित किया जा सकता है
• दिन के अंत में, हम कार्यान्वयन को नियंत्रित करते हैं और सभी बकाया को अगले दिन में स्थानांतरित कर देते हैं

श्वाब विधि

बेथलहम स्टील के अध्यक्ष चार्ल्स श्वाब ने इस योजना पद्धति को बनाने के लिए सलाहकार आइवी ली को $ 25,000 का भुगतान किया।

श्वाब विधि का उपयोग कैसे करें?

• सबसे महत्वपूर्ण कार्यों को लिखें
• अनुक्रम निर्धारित करें और उन्हें संख्या दें
• हम दिए गए क्रम में समस्याओं को हल करने पर काम करते हैं
• एक कार्य पर काम समाप्त करने के बाद, हम जांचते हैं कि क्या नए सामने आए हैं और क्या प्राथमिकताएं दूसरों के पक्ष में स्थानांतरित हो गई हैं
• नए मामलों को सूची में जोड़ना, प्राथमिकता का सम्मान
• हम कार्यों पर काम करना जारी रखते हैं क्योंकि उनका महत्व कम हो जाता है।

कई तरीकों और नियोजन उपकरणों का परीक्षण करने के बाद, मैंने महसूस किया कि सब कुछ इतना आसान नहीं है। कुछ तकनीकें मेरे काम नहीं आईं। दूसरों ने आश्चर्यजनक परिणाम दिए, लेकिन ... तुरंत नहीं। वैसे, ग्लीब अर्खांगेल्स्की अपनी पुस्तक में काम करने वाले उपकरणों का एक गुच्छा प्रदान करता है "टाइम ड्राइव। जीने और काम करने का प्रबंधन कैसे करें.

• अपना शेड्यूलर चुनें

यदि आपका दिन बहुत व्यस्त नहीं है (या आपको गैजेट्स पसंद नहीं हैं), तो आदर्श विकल्प एक नियमित पेपर नोटबुक है। यदि आप लगातार कंप्यूटर पर काम करते हैं, तो इलेक्ट्रॉनिक रूप में एक सुविधाजनक अनुसूचक करेगा। ठीक है, अगर आप गैजेट्स के बिना अपने जीवन की कल्पना नहीं कर सकते, तो सबसे अच्छा सहायक- स्मार्टफोन और टैबलेट के लिए आवेदन।

• आगे के दिन की योजना बनाएं

अगले दिन शाम को पहले योजना बनाना बेहतर है, न कि "रिपोर्टिंग" दिन की सुबह। सप्ताह की योजनाओं के बारे में भी यही कहा जा सकता है। इन्हें रविवार की शाम बनाना वांछनीय है, न कि सोमवार को।

• बल की घटना पर विचार करें

पहले, मैंने हठपूर्वक वही गलती की: मैंने एक शेड्यूल बनाया जहां चीजें एक के बाद एक "खिड़की" के बिना चली गईं। एक हफ्ते के भीतर, मैंने महसूस किया कि लगातार समय सीमा की स्थिति में रहना न्यूरोसिस का एक निश्चित मार्ग है।

सबसे पहले, कुछ मामलों को उस समय में निचोड़ा नहीं जा सका जब मैंने उन्हें सौंपा था। दूसरे, दिन के दौरान, नए कार्य दिखाई दिए जिन्हें अनुसूची में ध्यान में नहीं रखा गया था। तीसरा, सप्ताह में एक दो बार अप्रत्याशित घटनाएँ अवश्य होती थीं: पहिए में एक पंचर, एक बैठक के रास्ते में एक भयानक ट्रैफिक जाम, या एक दोस्त ने मरम्मत के लिए मदद मांगी। ऐसे अप्रत्याशित मामले, एक नियम के रूप में, बहुत समय लेते हैं और आपको दिन के लिए अपनी योजनाओं को मौलिक रूप से संशोधित करने के लिए मजबूर करते हैं।

निष्कर्ष: हर दिन जबरदस्ती के लिए "खिड़कियां" छोड़ दें। यदि कुछ भी "अनियोजित" नहीं हुआ, तो इस पर समय व्यतीत किया जा सकता है:

• विश्राम
• "बाद के लिए" श्रेणी के मामले

वैसे, मैं लंबे समय से आपको "बाद के कार्यों" जैसे उपयोगी उपकरण के बारे में बताना चाहता हूं। अपनी नियोजन नोटबुक (या इलेक्ट्रॉनिक योजनाकार) में, एक अलग पृष्ठ चुनें।

वहां हम उन सभी "गैर-जरूरी" मामलों को लिख देते हैं, जिन तक हाथ कभी नहीं पहुंचते। हम उन्हें तुरंत तीन श्रेणियों में विभाजित करते हैं: "एक घंटे तक", "दो या तीन घंटे" और "आधा दिन"। उदाहरण के लिए: "पिछले वर्ष के उपयोगिता बिलों को क्रम में रखें", "नियमित जांच के लिए दंत चिकित्सक के पास जाएं", और "रसोई में नल खरीदें और बदलें"।

जैसे ही आपके शेड्यूल में अचानक एक विंडो दिखाई देती है: टू-डू लिस्ट "बाद के लिए" खोलें और कुछ ऐसा चुनें जो आपके मूड के अनुकूल हो। केवल छह महीनों में, आप बिना तनाव के, वह सब कुछ फिर से कर सकते हैं जो वर्षों से जमा हो रहा है!

आप किस समय प्रबंधन उपकरण का उपयोग करते हैं? अपडेट की सदस्यता लें और सोशल नेटवर्क पर दोस्तों के साथ ताजा पोस्ट के लिंक साझा करें!

निम्नलिखित साक्षात्कार प्रश्नों का उत्तर कैसे दें: आप अपने समय का प्रबंधन कैसे करते हैं? आप अपने कार्य दिवस की योजना कैसे बनाते हैं? नियोजन में आप किन तकनीकों और विधियों का उपयोग करते हैं? उदाहरण दें कि आप कार्य को सफलतापूर्वक पूरा करने के लिए समय प्रबंधन के कौशल का उपयोग कैसे करते हैं।

इन सभी सवालों के जवाब आपको इस लेख को पढ़कर पता चल जाएगा।

टाइम मैनेजमेंट क्या है?

समय प्रबंधनज्ञान, कौशल और क्षमताओं का एक समूह है, जिसकी बदौलत एक व्यक्ति प्राथमिकता देना जानता है, अपने समय की सही योजना बनाता है, जिससे उसके काम के समय को व्यवस्थित करने में उसकी व्यक्तिगत उत्पादकता में वृद्धि होती है।

"जब तक आप अपने समय का प्रबंधन नहीं कर सकते, तब तक आप किसी और चीज का प्रबंधन नहीं कर सकते" पीटर ड्रकर

1. पूर्णतावाद
2. टालमटोल
3. ज्ञान की कमी
4. अनुपस्थिति आवश्यक उपकरणऔर संसाधन

1. पूर्णतावादकार्यों को समय पर पूरा करना बहुत मुश्किल हो जाता है। बहुत से लोग सोचते हैं कि यह गुण है मजबूत बिंदुहालांकि, उत्कृष्टता के लिए निरंतर प्रयास करना और प्राप्त परिणामों से असंतोष है जो समय के अक्षम उपयोग के कारणों में से एक है। "आदर्श" परिणाम के बजाय "वास्तविक" परिणाम को स्वीकार करने के अवसर ढूंढकर, आप अन्य चीजों के लिए महत्वपूर्ण संसाधनों को बचाते हैं। ऐसी अभिव्यक्ति है: "पूर्णतावाद बुराई है", बेशक, यह सब अपेक्षाकृत सापेक्ष है और प्रत्येक व्यक्तिगत स्थिति में इस व्यक्तित्व विशेषता का अलग-अलग मूल्यांकन किया जा सकता है, हालांकि, निस्संदेह समय प्रबंधन के ढांचे के भीतर: पूर्णतावाद बुराई है!

2. टालमटोल- बाद के लिए मामलों को लगातार स्थगित करना, कुछ कर्तव्यों को निभाने की अनिच्छा। विलंब करने वाले कर्मचारियों की शब्दावली में "TOMORROW" शब्द हावी है। उन्होंने ऐसे लोगों के बारे में बहुत अच्छा कहा। स्टीव जॉब्स: "गरीब, दुर्भाग्यपूर्ण, दुखी और अस्वस्थ वह है जो अक्सर "कल" ​​शब्द का प्रयोग करता है।

मैं आपको पूर्णतावाद और शिथिलता से नहीं बचा सकता, मेरा लक्ष्य ज्ञान देना, सर्वोत्तम तकनीक और तरीके प्रदान करना, समय प्रबंधन के कौशल में महारत हासिल करने के लिए संसाधनों और उपकरणों का परिचय देना है। और आप प्राप्त जानकारी का उपयोग करते हैं या नहीं - यह सब पूरी तरह से आपकी इच्छा पर निर्भर करता है। हालाँकि, इस लेख को पढ़ने के बाद, आप फिर कभी पहले जैसे नहीं होंगे।

शुरू करने के लिए, मैं आपके समय प्रबंधन कौशल को परिभाषित करने का सुझाव देता हूं। उत्तीर्ण

संज्ञानात्मक असंगति इस तथ्य में निहित है कि, एक ओर, हम समय का प्रबंधन इस तरह नहीं कर सकते। आखिरकार, यह समय है जिसे हम नियंत्रित नहीं कर सकते हैं और ऐसा लगता है कि यह समय है जो हमें नियंत्रित करता है, न कि हम। हम समय को शाश्वत और असीम मानने के आदी हैं। ऐसा लगता है कि इसमें हमेशा बहुत कुछ होता है। दूसरी ओर, समय हमारे पास मौजूद सबसे मूल्यवान संसाधनों में से एक है। यह समझना महत्वपूर्ण है कि समय की सीमा होती है, हर दिन एक निश्चित क्षमता का एक बर्तन होता है जिसे आप कर्मों से भरते हैं। आप इसे बेकार चीजों से भर सकते हैं, या आप इसे उन चीजों से भर सकते हैं जो आपके लक्ष्यों के लिए काम करती हैं और आपको अंतिम लक्ष्य तक ले जाती हैं।

हम अपने आप को नियंत्रित कर सकते हैं कि हम अपने दिन की योजना कैसे बनाते हैं, और हम अपना काम का समय कैसे व्यतीत करते हैं। इस संसाधन का उचित, उत्पादक और किफायती उपयोग कर्मचारी मूल्यांकन का एक महत्वपूर्ण हिस्सा है।

समय दक्षता दो तरह से प्राप्त की जा सकती है:

1. समय की बचत करके सार्थक परिणाम प्राप्त करें। इसका मतलब है कि आप कम से कम समय में कार्य को प्राप्त करना जानते हैं।
2. प्रभावी कार्य समय नियोजन आपके द्वारा किए जाने वाले कार्यों की संख्या और मात्रा को कम कर देगा।

इस लेख में, मैंने छह सर्वोत्तम समय प्रबंधन तकनीकों को पचा लिया है। उनकी मदद से, आप दैनिक आधार पर अपने प्राथमिकता वाले कार्यों की योजना बनाना और उन्हें नियंत्रित करना सीख सकेंगे।

अपने समय का प्रबंधन करना कैसे सीखें?

6 सर्वश्रेष्ठ समय प्रबंधन तकनीकें:

1. परेतो सिद्धांत
2. आइजनहावर मैट्रिक्स
3. माइंड मैप्स या माइंड मैप्स
4. फ्रैंकलिन पिरामिड
5. एबीसीएचडी विधि
6. पहले मेंढक खाओ

1. पारेतो सिद्धांत

पेरेटो सिद्धांत कहता है कि निवेश किए गए कारणों, प्रयासों और निधियों का एक छोटा सा हिस्सा परिणामों के एक बड़े अनुपात के लिए जिम्मेदार है। यह सिद्धांत 1897 में इतालवी अर्थशास्त्री विलफ्रेडो पारेतो द्वारा तैयार किया गया था और तब से जीवन के विभिन्न क्षेत्रों में मात्रात्मक अध्ययनों द्वारा इसकी पुष्टि की गई है:

20% प्रयास 80% परिणाम देते हैं

समय प्रबंधन के क्षेत्र में परेतो सिद्धांत को निम्नानुसार तैयार किया जा सकता है: परिणाम का 80% प्राप्त करने के लिए लगभग 20% प्रयास और समय पर्याप्त है।
यह कैसे निर्धारित किया जाए कि एक अच्छा परिणाम प्राप्त करने के लिए खर्च करने के लिए कौन सा प्रयास पर्याप्त है? कल्पना कीजिए कि आप अपने प्रश्नों के उत्तर किसी पुस्तक में खोज रहे हैं। विचाराधीन सिद्धांत के अनुसार, आपको आवश्यक जानकारी का 80% पाठ के 20% में मिलेगा। यदि आप वास्तव में जानते हैं कि आपकी क्या रुचि है, तो आप पुस्तक को जल्दी से पलटने और केवल अलग-अलग पृष्ठों को ध्यान से पढ़ने में सक्षम होंगे। इस प्रकार, आप अपना 80% समय बचाएंगे।

2. आइजनहावर मैट्रिक्स

यह शायद अब तक की सबसे प्रसिद्ध समय प्रबंधन अवधारणा है, जो आपको प्राथमिकता देने की अनुमति देती है। यह तकनीक, जिसे अमेरिकी जनरल ड्वाइट आइजनहावर के निर्माण का श्रेय दिया जाता है, आपको एक ही समय में मामलों को उनकी तात्कालिकता और उनके महत्व के अनुसार क्रमबद्ध करने की अनुमति देता है। हर कोई समझता है कि एक समय में सीमित संख्या में कार्य ही पूरे किए जा सकते हैं। कभी-कभी केवल एक के काम के प्रति पूर्वाग्रह के बिना। और हर बार हमें तय करना होता है, कि वास्तव में कौन सा? अमेरिकी राष्ट्रपतिड्वाइट आइजनहावर अपने मामलों को कई महत्वपूर्ण श्रेणियों में क्रमबद्ध करके योजना बनाते थे।
तथाकथित आइजनहावर मैट्रिक्स के अनुसार, प्रत्येक मामले को आरेख पर इंगित चार प्रकारों में से एक को सौंपा जाना चाहिए।

आइजनहावर मैट्रिक्स

किसी कार्य का महत्व इस बात से निर्धारित होता है कि उसके कार्यान्वयन का परिणाम आपके व्यवसाय को कैसे प्रभावित करता है। और तात्कालिकता एक साथ दो कारक हैं: पहला, इस कार्य को कितनी जल्दी पूरा करने की आवश्यकता है, और दूसरा, क्या इस कार्य का निष्पादन किसी विशिष्ट तिथि और विशिष्ट समय से जुड़ा है। यह महत्व और तात्कालिकता है, जिसे एक साथ माना जाता है, जो प्राथमिकता को प्रभावित करती है।

आइए अधिक विस्तार से विचार करें कि चार प्रकारों में से प्रत्येक के लिए किन मामलों को जिम्मेदार ठहराया जा सकता है।

टाइप I: "महत्वपूर्ण और जरूरी"।
ये ऐसी चीजें हैं जो समय पर नहीं करने पर आपके व्यवसाय को महत्वपूर्ण नुकसान पहुंचा सकती हैं (उदाहरण के लिए, लाइसेंस का नवीनीकरण, कर रिटर्न दाखिल करना, आदि)। ऐसे मामलों का एक निश्चित अनुपात अनिवार्य रूप से प्रत्येक व्यक्ति के जीवन में मौजूद होगा। हालांकि, अग्रिम तैयारी के साथ (टाइप II मामले - "महत्वपूर्ण लेकिन जरूरी नहीं") कई संकटों को रोका जा सकता है (उदाहरण के लिए कानून का अध्ययन करके, शक्तिशाली लोगों के साथ अच्छे संबंध बनाना)।

यह "जलती हुई" समय सीमा, एम्बुलेंस वाली परियोजनाएं भी हो सकती हैं। उदाहरण के लिए, किसी स्वास्थ्य समस्या के कारण डॉक्टर के पास जाना, किसी जर्नल को एक निश्चित समय सीमा में एक लेख प्रस्तुत करना, या एक शोध रिपोर्ट प्रस्तुत करना। यहां हमारे पास कोई विकल्प नहीं है। इस समूह के मामलों को पूरा किया जाना चाहिए, अवधि। नहीं तो गंभीर समस्या होगी।

टाइप II: "महत्वपूर्ण लेकिन जरूरी नहीं।"
ये ऐसी चीजें हैं जो भविष्य पर केंद्रित हैं: प्रशिक्षण, व्यवसाय विकास के आशाजनक क्षेत्रों का अध्ययन, उपकरणों में सुधार, स्वास्थ्य और प्रदर्शन को बहाल करना। आपके रणनीतिक लक्ष्य की ओर ले जाने वाली कार्रवाइयाँ। उदाहरण के लिए सीखें विदेशी भाषादूसरे, अधिक आशाजनक संगठन में काम पर जाने के लिए। समस्याओं का निवारण भी है - स्वयं को स्वस्थ रखना भौतिक रूप. दुर्भाग्य से, हम अक्सर ऐसे मामलों की उपेक्षा करते हैं, उनके निर्णय को ठंडे बस्ते में डाल देते हैं। नतीजतन, भाषा नहीं सीखी गई है, आय नहीं बढ़ रही है, लेकिन गिरावट, स्वास्थ्य नरक में है। इन मामलों में एक दिलचस्प विशेषता है - यदि उन्हें लंबे समय तक उपेक्षित किया जाता है, तो वे महत्वपूर्ण - तत्काल की श्रेणी में जाते हैं . आखिरकार, यदि आप वर्ष में कम से कम एक बार दंत चिकित्सक के पास नहीं जाते हैं, तो जल्दी या बाद में उसके पास एक तत्काल यात्रा अपरिहार्य हो जाएगी।

टाइप III: "महत्वपूर्ण नहीं, लेकिन जरूरी।"
इनमें से कई चीजें वास्तव में जीवन में ज्यादा लाभ नहीं लाती हैं। हम उन्हें सिर्फ इसलिए बनाते हैं क्योंकि उन्होंने हमें मारा (एक लंबी फोन कॉल या मेल में एक विज्ञापन पढ़ना), या आदत से बाहर (व्यापार शो में जाना जिसमें कुछ भी नया नहीं है)। बस वही रोज़मर्रा की दिनचर्या जिसमें हमें बहुत समय और मेहनत लगती है।

टाइप IV: "महत्वपूर्ण नहीं और जरूरी नहीं।"
ये "समय को खत्म करने" के सभी तरीके हैं: शराब का दुरुपयोग, "हल्का पढ़ना", फिल्में देखना आदि। हम अक्सर इसका सहारा लेते हैं जब हमारे पास उत्पादक कार्य के लिए कोई ताकत नहीं बची है (वास्तविक आराम और संचार के साथ भ्रमित नहीं होना चाहिए) प्रियजनों और दोस्तों - बहुत महत्वपूर्ण मामले। यह एक "कीट" है जो हमारा समय खाता है।

जैसा कि आप अपने व्यवसाय की सफलता के लिए प्रयास करते हैं, आप सबसे पहले उन कार्यों को पूरा करने का प्रयास करते हैं जिन्हें आप "महत्वपूर्ण" के रूप में परिभाषित करते हैं - पहले "तत्काल" (प्रकार I), और फिर "गैर-जरूरी" (प्रकार II)। शेष समय "तत्काल लेकिन महत्वपूर्ण नहीं" (प्रकार III) के लिए समर्पित किया जा सकता है।
इस बात पर जोर दिया जाना चाहिए कि कर्मचारी के कामकाजी समय का बड़ा हिस्सा "महत्वपूर्ण, लेकिन जरूरी नहीं" कार्यों (टाइप II) पर खर्च किया जाना चाहिए। तब कई संकट स्थितियों को रोका जा सकेगा, और व्यवसाय के विकास के नए अवसरों का उदय आपके लिए अप्रत्याशित नहीं होगा।

जब आप पहली बार प्राथमिकता के लिए प्रस्तावित प्रणाली का उपयोग करना शुरू करते हैं, तो आप इनमें से कई कार्यों को "महत्वपूर्ण" के रूप में वर्गीकृत करना चाहेंगे। हालाँकि, जैसा कि आप अनुभव प्राप्त करते हैं, आप किसी विशेष मामले के महत्व का अधिक सटीक आकलन करना शुरू कर देंगे। प्राथमिकता प्रणाली का उपयोग करने का तरीका सीखने में कुछ समय लगेगा। आप इसे कहां से प्राप्त करने में सक्षम हैं? सबसे अधिक संभावना है, आप अपने समय के प्रबंधन की तकनीकों में महारत हासिल करने के काम को "महत्वपूर्ण, लेकिन जरूरी नहीं" के रूप में वर्गीकृत करेंगे।
जैसा कि स्टीफन कोवी (अंतरराष्ट्रीय बेस्टसेलर द 7 हैबिट्स ऑफ हाईली इफेक्टिव पीपल के लेखक) इसे लाक्षणिक रूप से कहते हैं, आपको "आरी को तेज करने" के लिए समय निकालने की जरूरत है ताकि जलाऊ लकड़ी को तेजी से काटा जा सके।

दृष्टांत

एक निश्चित व्यक्ति ने जंगल में एक लकड़हारे को देखा, बड़ी मुश्किल से एक कुंद कुल्हाड़ी से एक पेड़ को काटते हुए। आदमी ने उससे पूछा:
- प्रिय, तुम अपनी कुल्हाड़ी क्यों नहीं तेज करते?
"मेरे पास अपनी कुल्हाड़ी तेज करने का समय नहीं है - मुझे काटना है!" लकड़हारे को विलाप किया...

इसलिए, आपको अपनी कक्षाओं की योजना बनाने के लिए "स्वेच्छा से" एक निश्चित समय आवंटित करने की आवश्यकता है, किसी भी कम महत्वपूर्ण काम को करने से इनकार करते हुए। यदि आप ऐसा कर सकते हैं, तो अगली बार आप नए कौशल के साथ और भी अधिक समय खाली कर सकते हैं और इसका उपयोग कुछ और सीखने के लिए कर सकते हैं। इस प्रकार, अपने काम की दक्षता में सुधार करने के दृढ़ संकल्प के माध्यम से, आप धीरे-धीरे अपनी व्यक्तिगत उत्पादकता के विकास के लिए समय खाली कर देंगे।

प्राथमिकता मानदंड
आमतौर पर, किसी विशेष मामले के महत्व का मूल्यांकन करते समय, हम महत्वपूर्ण मानते हैं, सबसे पहले, उन चीजों को जिन्हें तत्काल (या "कल") करने की आवश्यकता होती है। अधूरे मामलों और वादों का संचय आपकी कंपनी के लिए समस्याएँ पैदा करता है, और व्यक्तिगत रूप से आपके लिए अप्रिय भावनाएँ भी पैदा करता है। ऐसे "अत्यावश्यक" मामलों के साथ ही हम सबसे पहले निपटने का प्रयास करते हैं। लेकिन एक टू-डू सूची लिखते समय और जिस क्रम में उन्हें पूरा किया जाना चाहिए, उसका निर्धारण करते समय अत्यावश्यक कारक एकमात्र कारक नहीं होना चाहिए।
अनुभव से पता चलता है कि बहुत सी अत्यावश्यक चीजें करना (या न करना) आपके व्यवसाय को ज्यादा प्रभावित नहीं करता है, जबकि बहुत सी गैर-जरूरी चीजें हैं जो भविष्य की सफलता की नींव रख सकती हैं। इसलिए, तात्कालिकता के अलावा, यह ध्यान रखना आवश्यक है कि यह या वह मामला व्यवसाय की सफलता को कितना प्रभावित करता है, अर्थात इसके महत्व को निर्धारित करने और ध्यान में रखने के लिए।

3. माइंड मैप्स या माइंड मैप्स

ये है टोनी बुज़न का डिज़ाइन - मशहुर लेखकबुद्धि, सीखने के मनोविज्ञान और सोच की समस्याओं के मुद्दों पर व्याख्याता और सलाहकार। "माइंड मैप्स" वाक्यांश के "मानसिक मानचित्र", "थिंकिंग मैप्स", "माइंड मैप्स" के रूप में ऐसे अनुवाद भी हैं।

दिमागी मानचित्रएक विधि है जो अनुमति देती है:

प्रभावी ढंग से संरचना और प्रक्रिया की जानकारी;
अपनी रचनात्मक और बौद्धिक क्षमता का उपयोग करके सोचें।

यह प्रस्तुतीकरण देने, निर्णय लेने, अपने समय की योजना बनाने, बड़ी मात्रा में सूचनाओं को याद रखने, विचार-मंथन, आत्मनिरीक्षण, जटिल परियोजनाओं को विकसित करने, आत्म-शिक्षा, विकास आदि जैसे कार्यों को हल करने के लिए एक बहुत ही सुंदर उपकरण है।

उपयोग के क्षेत्र:
1. प्रस्तुतियाँ:
कम समय में आप अधिक जानकारी देते हैं, जबकि आपको बेहतर ढंग से समझा और याद किया जाता है;
व्यापार बैठकें और बातचीत।

2. योजना:
समय प्रबंधन: दिन, सप्ताह, महीने, वर्ष के लिए योजना...;
जटिल परियोजनाओं का विकास, नए व्यवसाय…

3. मंथन:
नए विचारों की पीढ़ी, रचनात्मकता;
जटिल समस्याओं का सामूहिक समाधान।

4. निर्णय लेना:
सभी पेशेवरों और विपक्षों की स्पष्ट दृष्टि;
अधिक संतुलित और विचारशील निर्णय।

4 फ्रैंकलिन पिरामिड

यह एक तैयार योजना प्रणाली है जो आपको अपना समय ठीक से प्रबंधित करने और अपने लक्ष्यों को प्राप्त करने में मदद करती है। बेंजामिन फ्रैंकलिन (1706-1790) - आमेर। राजनीती आकृति। बी. फ्रैंकलिन काम करने की एक शानदार क्षमता और उद्देश्य की एक अनूठी भावना से प्रतिष्ठित थे। बीस साल की उम्र में उन्होंने आगे के जीवन के लिए लक्ष्य हासिल करने की योजना बनाई। अपने पूरे जीवन में, उन्होंने इस योजना का पालन किया, स्पष्ट रूप से हर दिन की योजना बनाई। लक्ष्यों को प्राप्त करने की उनकी योजना को "फ्रैंकलिन पिरामिड" कहा जाता है और यह कुछ इस तरह दिखता है:

1. पिरामिड की नींव जीवन के मुख्य मूल्य हैं। हम कह सकते हैं कि यह इस प्रश्न का उत्तर है: "आप इस दुनिया में किस मिशन के साथ आए थे?" आपको जीवन से क्या चाहिए? आप पृथ्वी पर क्या निशान छोड़ना चाहेंगे? एक राय है कि ग्रह पर रहने वाले 1% लोग भी नहीं होंगे जो इस बारे में गंभीरता से सोचेंगे। दूसरे शब्दों में, यह आपके स्वप्न की ओर गति की दिशा का सदिश है।

2. जीवन मूल्यों के आधार पर प्रत्येक व्यक्ति अपने लिए एक वैश्विक लक्ष्य निर्धारित करता है। वह इस जीवन में क्या बनना चाहता है, वह क्या हासिल करने की योजना बना रहा है?

3. लक्ष्यों को प्राप्त करने के लिए मास्टर प्लान वैश्विक लक्ष्य को प्राप्त करने के रास्ते पर विशिष्ट मध्यवर्ती लक्ष्यों का निर्धारण है।

4. एक, तीन, पांच वर्ष की योजना को दीर्घकालीन कहते हैं। यहां सटीक समय सीमा निर्धारित करना महत्वपूर्ण है।

5. एक महीने की योजना, और फिर एक सप्ताह के लिए - यह एक अल्पकालिक योजना है। यह जितना अधिक विचारशील होगा, जितनी बार आप इसका विश्लेषण और सुधार करेंगे, कार्य उतना ही अधिक प्रभावी होगा।

6. लक्ष्यों को प्राप्त करने के संदर्भ में अंतिम वस्तु प्रत्येक दिन के लिए एक योजना है।

5. विधि "एबीवीजीडी"

एबीसीडी पद्धति उन कार्यों को प्राथमिकता देने का एक प्रभावी तरीका है जिनका आप दैनिक आधार पर उपयोग कर सकते हैं। यह विधि सरल और इतनी प्रभावी है कि यदि इसे नियमित रूप से और सक्षम रूप से उपयोग किया जाता है, तो यह आपको आपके गतिविधि के क्षेत्र में सबसे अधिक उत्पादक और उत्पादक लोगों के पद तक पहुंचा सकता है।
विधि की ताकत इसकी सादगी में है। यह ऐसे काम करता है। आप आने वाले दिन के लिए जो कुछ भी करना है उसकी एक सूची बनाकर शुरू करें। कागज पर सोचो।
उसके बाद आप अपनी सूची के प्रत्येक आइटम के आगे अक्षर A, B, C, D या E रखें।

कार्य प्रकार "ए"इस स्तर पर सबसे महत्वपूर्ण चीज के रूप में परिभाषित किया गया है, कुछ ऐसा जो आपको करना चाहिए या गंभीर परिणामों का जोखिम उठाना चाहिए। एक "ए" कार्य एक महत्वपूर्ण ग्राहक का दौरा कर सकता है या आपके बॉस के लिए एक रिपोर्ट लिख सकता है। ये कार्य आपके जीवन के वास्तविक, परिपक्व मेंढकों का प्रतिनिधित्व करते हैं।
यदि आपके सामने एक से अधिक "ए" कार्य हैं, तो आप ए -1, ए -2, ए -3, आदि को चिह्नित करके उनकी प्राथमिकता का मूल्यांकन करते हैं। कार्य ए -1 उन सभी में सबसे बड़ा और सबसे बदसूरत "मेंढक" है। आपको निपटना होगा।

कार्य प्रकार "बी"एक के रूप में परिभाषित किया गया है जो आपको करना चाहिए था। फिर भी, इसके कार्यान्वयन या गैर-अनुपालन के मामले में परिणाम काफी हल्के होते हैं। ऐसे कार्य आपके जीवन के "टैडपोल" से ज्यादा कुछ नहीं हैं। इसका मतलब यह है कि यदि आप सही काम नहीं करते हैं, तो कोई असंतुष्ट होगा या नुकसान पहुंचाएगा, लेकिन किसी भी मामले में, महत्व के संदर्भ में, ये कार्य "ए" प्रकार के कार्यों से निकटता से मेल नहीं खाते हैं। एक अत्यावश्यक मामले या ई-मेल के बैकलॉग के बारे में एक फोन कॉल टाइप बी कार्य का सार हो सकता है।
आपको जिस नियम का पालन करना चाहिए वह है: कभी भी "बी" कार्य शुरू न करें, जबकि आपके पास अभी भी "ए" कार्य अधूरा है। जब तक बड़ा "मेंढक" खाए जाने की प्रतीक्षा कर रहा हो, तब तक "टैडपोल" को आपको विचलित न होने दें!

कार्य प्रकार "बी"कुछ ऐसा परिभाषित किया गया है जो करना बहुत अच्छा होगा, लेकिन जिसके परिणाम की उम्मीद नहीं की जानी चाहिए, चाहे आप इसे करें या नहीं। ए बी कार्य किसी मित्र को फोन कॉल, एक कप कॉफी, किसी सहकर्मी के साथ दोपहर का भोजन, या काम के घंटों के दौरान की गई कोई व्यक्तिगत गतिविधि हो सकती है। इस प्रकार की "घटनाओं" का आपके काम पर कोई प्रभाव नहीं पड़ता है।

कार्य प्रकार "जी"एक नौकरी के रूप में मूल्यवान है जिसे आप किसी और को सौंप सकते हैं। इस मामले में नियम यह है कि आपको दूसरों को वह सब कुछ सौंपना चाहिए जो वे कर सकते हैं, जिससे "ए" प्रकार के कार्यों पर अपने लिए समय खाली हो जाए, जिसे आप और केवल आप ही कर सकते हैं।

कार्य प्रकार "डी"एक ऐसा काम है जिसे आपकी टू-डू सूची से पूरी तरह से हटाया जा सकता है। यह एक ऐसा कार्य हो सकता है जो महत्वपूर्ण हुआ करता था, लेकिन अब आपके लिए या दूसरों के लिए प्रासंगिक नहीं है। अक्सर यह वह काम होता है जिसे आप दिन-ब-दिन करते हैं, या तो आदत से बाहर हो जाते हैं या इसे करने में आनंद पाते हैं।

आपके द्वारा आवेदन करने के बाद विधि "एबीवीजीडी"दिन के लिए अपनी टू-डू सूची में, आपने अपना काम पूरी तरह से व्यवस्थित कर लिया है और अधिक महत्वपूर्ण चीजों को तेजी से पूरा करने के लिए मंच तैयार किया है।

आपके लिए वास्तव में काम करने के लिए ABCHD पद्धति के लिए सबसे महत्वपूर्ण शर्त निम्नलिखित आवश्यकता है: कार्य A-1 को बिना देर किए शुरू करें और फिर उस पर तब तक काम करें जब तक कि यह पूरी तरह से पूरा न हो जाए।इस समय अपने सबसे महत्वपूर्ण कार्य को शुरू करने और उस पर काम करते रहने के लिए अपनी इच्छाशक्ति का उपयोग करें। अपने सबसे बड़े "मेंढक" को पकड़ें और आखिरी काटने तक बिना रुके इसे "खाएं"।
दिन के लिए आपके कार्यों की सूची का विश्लेषण करने और A-1 कार्य को उजागर करने की क्षमता आपकी गतिविधियों में वास्तव में बड़ी सफलता प्राप्त करने के लिए एक प्रारंभिक बिंदु के रूप में काम करेगी, आपके आत्म-सम्मान को बढ़ाएगी, आपको आत्म-सम्मान और गर्व की भावना से भर देगी। आपकी उपलब्धियों में।
जब आप अपने सबसे महत्वपूर्ण कार्य, अर्थात कार्य A-1 - दूसरे शब्दों में, अपने मुख्य "मेंढक" को खाने पर पूरी तरह से ध्यान केंद्रित करने की आदत में आ जाते हैं - तो आप अपने आस-पास के लोगों की तुलना में दो बार या तीन गुना अधिक करना सीखेंगे।

6. पहले मेंढक खाओ

कठिन से आसान की ओर जा रहे हैं

आपने शायद यह सवाल सुना होगा, "आप हाथी को कैसे खाएंगे?" उत्तर, निश्चित रूप से है: "टुकड़ों में।" और आप अपने सबसे बड़े और कुरूप "मेंढक" को कैसे खाएंगे? उसी तरह: आप इसे विशिष्ट चरण-दर-चरण क्रियाओं में तोड़ देंगे और पहले से ही शुरू कर देंगे।

अपने कार्य दिवस की शुरुआत सबसे कठिन कार्य से करें और इसे जितनी जल्दी हो सके पूरा करें। यह आपको यह महसूस करने में मदद करेगा कि आपको अभी भी बहुत कुछ करना है, और कार्य दिवस का समय सीमित है। सबसे कठिन काम को पहले करने से आपको बड़ी उपलब्धि का अहसास होगा। इस नियम का रोजाना इस्तेमाल करें और आप देखेंगे कि आपको कितनी ऊर्जा मिलती है और आपका कार्य दिवस कितनी कुशलता से बीतता है। दिन के अंत तक किसी समस्यात्मक कार्य को लगातार टालने से आप वैसे भी पूरे दिन उस कार्य के बारे में सोचते रहेंगे, और यह आपको अन्य कार्यों पर ध्यान केंद्रित करने से रोकेगा! पहले मेंढक खाओ, और फिर हाथी के टुकड़े टुकड़े करके खाने के लिए आगे बढ़ो!

समय नियोजन उपकरण

समय से पहले अपने दिन की योजना बनाएं।
प्लानिंग के जरिए हम ट्रांसफर करते हैं
भविष्य में वर्तमान और इस प्रकार हमारे पास है
कुछ करने का अवसर
उसके बारे में अब

एलन लैकिन

"योजनाकारों" की मुख्य पीढ़ी
आज ज्ञात कार्य समय को व्यवस्थित करने की तकनीकों और साधनों को कई पीढ़ियों में विभाजित किया जा सकता है - यहाँ अंतर सूचना को ठीक करने के सिद्धांतों और उपयोग की तकनीक में हैं।

20 वीं शताब्दी तक, कार्य समय नियोजन आदिम विधियों का उपयोग करके किया जाता था: मेमो, टू-डू सूचियां, आदि। पिछली शताब्दी की शुरुआत में, व्यवसाय के विकास के साथ, प्रबंधक के काम को सुविधाजनक बनाने के लिए नए उपकरणों का व्यापक रूप से उपयोग किया गया था। समय योजना।
कार्यालय के काम के लिए एक घरेलू कैलेंडर को अनुकूलित करने का विचार 19वीं शताब्दी में उत्पन्न हुआ और 1870 में एक फ्लिप कैलेंडर के रूप में अमल में आया। प्रत्येक दिन के लिए, कैलेंडर का एक पृष्ठ नियत किया गया था, जिस पर दिन, महीने और वर्ष का संकेत दिया गया था। नोट्स के लिए खाली जगह की उपलब्धता ने आवश्यक नोट्स लेना संभव बना दिया: वार्ता, बैठकें, खर्च, बैठकें। लगभग एक सदी से, डेस्क कैलेंडर प्रबंधकों के लिए मुख्य समय प्रबंधन उपकरण रहा है।

फ्लिप कैलेंडर के सुधार का परिणाम डायरी और साप्ताहिक था। डायरी विभिन्न प्रारूपों के सुविधाजनक नोटपैड के रूप में एक ढीला-ढाला फ्लिप कैलेंडर है। डायरी को आपके साथ मीटिंग्स और बिजनेस ट्रिप पर ले जाया जा सकता है।
साप्ताहिक पत्रिका प्रबंधक के लिए और भी अधिक सुविधाजनक निकली, जिसमें कार्य सप्ताह और दिन की योजना बनाना, रिकॉर्ड किए गए कार्यों के निष्पादन को नियंत्रित करना, खर्च किए गए समय का विश्लेषण करना संभव था (क्योंकि कार्य दिवस का एक घंटा टूटना दिखाई दिया), और तेजी से सूचना पुनर्प्राप्ति (आखिरकार, अब इसे 52 सप्ताह के आधार पर समूहीकृत किया गया था, न कि 365 दिनों के लिए)। 1980 के दशक में, साप्ताहिक समाचारों ने व्यावहारिक रूप से फ्लिप कैलेंडरों की जगह ले ली और इतने व्यापक हो गए कि वे उद्यमों की व्यावसायिक शैली का एक तत्व बन गए।

एक सुविधाजनक उपकरण में एक कैलेंडर, एक नोटपैड और एक फोन बुक को संयोजित करने का डिजाइन विचार 1921 में एक "आयोजक" (अंग्रेजी आयोजक से) के रूप में सफलतापूर्वक वापस आया। उपकरण के बाद के सुधार प्रारूप, डिजाइन, कागज की गुणवत्ता और बाहरी खत्म को बदलकर किया गया था। यहां, एक उपकरण में, सूचना भंडारण उपकरण और तकनीकी साधन(कैलेंडर, नोटपैड, पता और टेलीफोन बुक, बिजनेस कार्ड धारक, पेन, कैलकुलेटर)। उसी समय, अभिलेखों का कोई स्पष्ट वर्गीकरण और व्यवस्थितकरण नहीं था।

प्रसिद्ध "टाइम मैनेजर" डेनमार्क में 1975 में बनाया गया था। इसने वैश्विक घटनाओं ("हाथी कार्यों") के कार्यान्वयन के लिए कार्यों के विशिष्ट वर्गीकरण ("प्रमुख कार्य") और प्रौद्योगिकी के आधार पर व्यक्तिगत परिणामों की लक्षित योजना के विचार को लागू किया। उसी समय, "टाइम मैनेजर" का उपयोग केवल उन लोगों के लिए स्वीकार्य निकला जो स्वभाव से संगठित और अनुशासित थे, और इसके अलावा, प्रशिक्षण और अधिग्रहण के लिए महत्वपूर्ण वित्तीय लागतों की आवश्यकता थी।
फिर भी, "आयोजक" की इस किस्म का नाम - "समय प्रबंधक" - एक घरेलू नाम बन गया है और आज एक सामान्य दृष्टिकोण को दर्शाता है सक्रिय उपयोगप्रबंधन संसाधन के रूप में समय।

हाल के दशकों में वैज्ञानिक और तकनीकी प्रगति के विकास ने इलेक्ट्रॉनिक टाइम प्लानिंग टूल्स का निर्माण किया है जो तकनीकी दृष्टि से मौलिक रूप से नए हैं: एक इलेक्ट्रॉनिक नोटबुक, विभिन्न पीसी सेवा कार्यक्रम, मोबाइल फोन, स्मार्टफोन इत्यादि।

श्रेष्ठ आधुनिक तकनीकसमय प्रबंधन:

1.ट्रेलो छोटी टीम परियोजना प्रबंधन के लिए एक मुफ्त वेब एप्लिकेशन है। ट्रेलो आपको निकट सहयोग में अधिक उत्पादक रूप से काम करने की अनुमति देता है। ट्रेलो बोर्ड, सूचियाँ और मानचित्र हैं जो आपको मज़ेदार, लचीले और आसानी से अनुकूलन योग्य तरीके से परियोजनाओं को व्यवस्थित और प्राथमिकता देते हैं।

2. एवरनोट - वेब सेवा और सुइट सॉफ्टवेयरनोट्स बनाने और स्टोर करने के लिए। एक नोट रिच टेक्स्ट का एक टुकड़ा, एक संपूर्ण वेब पेज, एक फोटो, एक ऑडियो फ़ाइल या एक हस्तलिखित नोट हो सकता है। नोट्स में अन्य प्रकार की फाइलों के साथ अटैचमेंट भी हो सकते हैं। नोट्स को नोटबुक में सॉर्ट किया जा सकता है, लेबल किया जा सकता है, संपादित किया जा सकता है और निर्यात किया जा सकता है।